HubSpot alternatief: een kleiner CRM dat je opvolging wél afmaakt

De eerste knel is de prijsstructuur. HubSpot begint gratis en rekent daarna per hub — verkoop, marketing, service, content — en bij marketing bovendien per niveau van marketingcontacten. Dat is logisch opgebouwd, maar het betekent dat je kosten op twee assen tegelijk groeien: meer collega's én meer contacten in je bestand. Veel Nederlandse mkb-bedrijven merken dat pas in jaar twee, als de verlenging binnenkomt. We noemen hier bewust geen bedragen: die veranderen en verschillen per pakket. Reken zelf door op de prijspagina van HubSpot met jouw aantal gebruikers en jouw aantal contacten, voor drie jaar.

De tweede knel is gewicht. HubSpot kan enorm veel, en dat betaal je in inrichtingstijd. Eigenschappen, workflows, rechten, sjablonen, rapportages: er is meestal iemand nodig die het systeem beheert. Bij een team van vijf is die iemand de ondernemer zelf, in de avond. In de praktijk zie je dan dat een fractie van de functionaliteit wordt gebruikt, terwijl de volledige complexiteit wel in beeld staat.

De derde knel is dat verkoopopvolging bij een klein team meestal niet het probleem is dat een groot platform oplost. Als jouw omzet weglekt doordat offertes drie dagen blijven liggen, heb je geen attributiemodel nodig maar een lijstje met wie vandaag wie belt. Daar is een smaller systeem simpelweg sneller in.

De tabel hieronder vergelijkt de punten waar Nederlandse mkb-kopers in verkoopgesprekken het vaakst op terugkomen. Hij is bewust kort: alleen dingen die je merkt in de eerste drie maanden. Voor de exacte HubSpot-pakketinhoud en -prijzen verwijzen we naar hun eigen prijspagina — die is de enige bron die actueel blijft.

Lees de tabel als een keuzehulp, niet als een scorebord. Bijna elk vakje waar wij het beter doen, is een vakje waar wij minder doen. Dat is precies de afweging: minder functionaliteit, minder inrichting, minder kosten, en een systeem dat een verkoper zonder training gebruikt.

Vergelijkingslijsten helpen weinig als je niet eerst weet wat je zelf nodig hebt. Deze vier vragen filteren in de praktijk het snelst. Beantwoord ze met je eigen cijfers, niet met een schatting; het verschil tussen "we sturen best veel offertes" en "we stuurden er vorige maand achtenveertig" bepaalt de uitkomst.

• Waar lekt je omzet nu? Bij te weinig aanvragen wint een marketingplatform. Bij aanvragen die blijven liggen wint een opvolgsysteem.
• Wie beheert het systeem over zes maanden? Als het antwoord "niemand, eigenlijk" is, kies dan het systeem dat zonder beheerder werkt.
• Hoeveel contacten heb je over twee jaar? Reken die groei door in de prijsstructuur van HubSpot voordat je tekent, niet erna.
• Publiceer je zelf content, adverteer je actief en meet je attributie? Zo ja, dan doet een smal CRM je tekort en is HubSpot het geld waard.
• Bel je veel? Tel het aantal uitgaande gesprekken per week en kijk wat het kost om die te loggen zonder ingebouwde telefonie.

Een overstap mislukt bijna nooit op techniek en bijna altijd op timing. Doe het niet in je drukste maand en niet halverwege een lopende offerteronde. Kies een rustige week, laat het oude systeem nog dertig dagen leesbaar staan en verplaats alleen wat je echt gebruikt — meestal is dat aanzienlijk minder dan wat er in HubSpot staat.

Technisch is de volgorde eenvoudig. Exporteer uit HubSpot je contacten, bedrijven en openstaande deals naar CSV. Schoon dat bestand op: verwijder contacten zonder e-mailadres, dubbele records en deals die al twee jaar niet zijn aangeraakt. Lees daarna in met de begeleide import, veld voor veld, en controleer een steekproef van twintig records voordat je verder gaat. Gesloten deals uit het verleden hoef je zelden mee te nemen; een CSV in je archief volstaat.

Plan tot slot één ding vóór de eerste werkdag in het nieuwe systeem: wie voert de nieuwe aanvragen in en waar komen ze binnen. Formulieren op je site die nog naar het oude systeem wijzen, zijn de meest voorkomende reden dat de eerste week rommelig verloopt.

• Week 1 — export maken, opschonen, importeren, steekproef van twintig records controleren
• Week 1 — pijplijnfases overnemen zoals je nu werkt, geen nieuw verkoopproces bedenken
• Week 2 — formulieren en e-mailhandtekeningen omzetten, alle nieuwe aanvragen alleen nog in het nieuwe systeem
• Week 3 — automatisering toevoegen: herinneringen, opvolgreeksen, leadscoring
• Week 5 — pas dan het oude abonnement opzeggen, na één volledige maand parallel meekijken

Bij ons is de rekensom kort. Je begint gratis met 200 leads en contacten, 1 gebruiker en 1 pijplijn, zonder creditcard en zonder einddatum. Groeit je team, dan kost het Growth-abonnement €11/gebruiker/maand bij maandelijkse betaling of €9/gebruiker/maand bij jaarlijkse betaling, exclusief btw. Daarin zitten onbeperkt leads en pijplijnen, AI-leadscoring, de belfunctie, automatisering, offertes en facturen, dashboards en API-toegang. Er is geen minimum aantal gebruikers en geen verplichte onboardingfee.

Bij HubSpot ligt het genuanceerder en dat is geen kritiek: een breder platform heeft nu eenmaal meer knoppen aan de prijskant. Wat je zelf moet uitrekenen is de combinatie van het aantal gebruikers dat een betaald zitje nodig heeft, welke hubs je afneemt, in welk contactenniveau je marketingbestand valt en of er eenmalige onboardingkosten gelden voor het pakket dat je kiest. Doe die som voor drie jaar met je verwachte groei erin.

Onze eerlijke gok: bij een team tot ongeveer tien mensen dat vooral verkoopt, valt die vergelijking meestal in ons voordeel uit. Bij een organisatie die serieus aan contentmarketing en advertenties doet, valt hij meestal in het voordeel van HubSpot uit — omdat je daar dan ook echt iets voor terugkrijgt.

Nederlandse kopers stellen bij een overstap standaard twee vragen: waar staan de gegevens en wie kan erbij. Het eerlijke antwoord hoort in de vergelijking thuis en niet in een verkooppraatje, dus hier staat het volledig.

HelloGrowthCRM draait op Supabase-infrastructuur. Onze subverwerkerslijst benoemt elke partij die gegevens verwerkt inclusief locatie en is openbaar in te zien, er is een verwerkersovereenkomst beschikbaar en het SOC 2 Type II-onderzoek afgerond is voor het platform onder onze Amerikaanse entiteit Soor LLC. Heeft jouw organisatie dataresidentie binnen de EU als harde eis, neem dan contact op met sales@hellogrowthcrm.com voordat je begint, zodat je vooraf weet wat wel en niet kan.

In het systeem zelf kun je contactgegevens inzien, corrigeren en verwijderen en vastleggen op welke basis je iemand benadert. Dat is wat je nodig hebt om een AVG-verzoek van een klant binnen de termijn af te handelen zonder in exports te gaan zoeken.