CRM prijzen in euro's, per gebruiker per maand

Het woord "gratis" wordt in deze markt op drie manieren gebruikt, dus hier staat wat het bij ons betekent. Je krijgt 200 leads en contacten, 1 gebruiker en 1 pijplijn. Er is geen creditcard nodig om te beginnen en er is geen einddatum. Het is dus geen proefperiode van veertien of dertig dagen die daarna omslaat in een betaald abonnement, en er verdwijnt geen functionaliteit op dag vijftien.

Waar loop je dan wél tegenaan? Tegen de leadlimiet, meestal. Een eenmanszaak of een net gestart bedrijf komt daar vaak maanden mee vooruit; een team dat wekelijks tientallen aanvragen binnenkrijgt zit er binnen een kwartaal tegenaan. De tweede grens is het aantal gebruikers: zodra een collega mee moet kijken in dezelfde pijplijn, heb je een betaald abonnement nodig.

Wat je in het gratis abonnement wel al doet, is het echte werk: klantenbestand importeren, pijplijn inrichten, leads opvolgen, een offerte maken. Je test dus niet met voorbeeldgegevens maar met je eigen klanten, en dat is precies de bedoeling — je weet daardoor vóór je betaalt of deze manier van werken bij je team past.

Per gebruiker per maand betekent dat je betaalt voor elke collega met een eigen inlog, niet voor je hele bedrijf en niet voor het aantal klanten in je bestand. Dat is voor een mkb-bedrijf meestal de eerlijkste vorm: je kosten groeien mee met het aantal mensen dat er echt in werkt, en een goed jaar met veel nieuwe klanten maakt je abonnement niet duurder.

Het rekenwerk is daardoor voorspelbaar. Drie collega's op het Growth-abonnement kosten drie keer de prijs per gebruiker per maand. Komt er halverwege het jaar iemand bij, dan komt die erbij; vertrekt iemand, dan gaat die eraf. Er is geen minimumafname en geen pakket van vijf seats dat je moet volmaken voordat je mag beginnen.

Eén ding is het overwegen waard bij groei: geef niet iedereen automatisch een licentie. Een monteur die alleen zijn planning wil zien heeft vaak genoeg aan wat een collega doorzet, terwijl iedereen die zelf leads opvolgt of offertes maakt wél een eigen inlog hoort te hebben. Gedeelde inloggegevens lijken goedkoper, maar dan weet je niet meer wie wat heeft afgesproken — precies het probleem dat je met een CRM wilde oplossen.

• Je betaalt per collega met een eigen inlog, niet per klant of per bedrijf
• Geen minimum aantal gebruikers en geen verplicht seatpakket
• Collega's toevoegen of verwijderen kan wanneer je team verandert
• Jaarlijks betalen verlaagt de prijs per gebruiker; maandelijks blijft mogelijk
• Deel nooit één inlog met meerdere mensen — dan verlies je zicht op wie wat deed

Alle bedragen op deze pagina zijn exclusief btw. Op je factuur wordt de btw apart gespecificeerd, zodat je boekhouder of je administratiesoftware het bedrag zonder rekenwerk kan verwerken. Dat is ook de reden dat we hier geen bedragen inclusief btw tonen: voor een ondernemer met btw-aftrek is het bedrag exclusief btw de kostenpost die telt.

Voor je administratie betekent dat het volgende. Het abonnementsbedrag boek je als vaste maandelijkse of jaarlijkse softwarekosten, en de gespecificeerde btw verwerk je zoals je dat bij andere zakelijke facturen doet. Twijfel je over de exacte behandeling in jouw situatie — bijvoorbeeld bij een specifieke rechtsvorm of bij afname vanuit een andere lidstaat — leg dat dan even voor aan je accountant voordat je een jaarabonnement afsluit.

Facturen zijn terug te vinden in je account, dus je hoeft er niet om te vragen als je administratie er halverwege het jaar één mist. Wil je liever op factuur betalen in plaats van per creditcard, dan is dat een gesprek dat bij het Enterprise-abonnement hoort.

Upgraden is zelden een kwestie van meer functies willen. In de praktijk zijn er vier momenten waarop een betaald abonnement zichzelf terugverdient, en die zijn alle vier goed te herkennen aan iets wat er in je week misgaat.

Het eerste moment is de leadlimiet: je bestand loopt vol en je begint records te verwijderen om ruimte te maken. Het tweede is een tweede collega die mee moet kijken — zodra twee mensen dezelfde klant bellen, of niemand belt omdat beiden dachten dat de ander het deed, kost dat meer dan het abonnement. Het derde is opvolging die structureel blijft liggen: als je elke week dezelfde offertes handmatig moet nabellen, verdient automatische opvolging zich in één gewonnen opdracht terug. Het vierde is de behoefte aan sturing: zodra je wilt weten hoeveel omzet er realistisch in de pijplijn zit, heb je dashboards nodig die het gratis abonnement niet biedt.

Herken je geen van de vier, dan is upgraden nu waarschijnlijk zonde van het geld. Blijf gratis werken tot een van deze situaties zich voordoet — dat is een eerlijker advies dan een kortingsactie, en het scheelt je een abonnement dat je niet gebruikt.

• Je zit tegen de leadlimiet aan en verwijdert records om ruimte te maken
• Een tweede collega moet in dezelfde pijplijn kunnen werken
• Dezelfde offertes blijven elke week handmatig nabellen kosten je tijd
• Je wilt weten hoeveel omzet er realistisch in de pijplijn zit
• Je wilt bellen vanuit het systeem en gesprekken automatisch laten samenvatten

Enterprise is geen groter Growth-abonnement met meer knoppen, maar een andere manier van zakendoen. Het is bedoeld voor organisaties waar de inkoopafdeling meepraat: eigen contractvorm, betaling op factuur, aanvullende beveiligingsdocumentatie, afspraken over ondersteuning en een begeleide migratie van bestaande gegevens.

Praktisch gezien wordt Enterprise interessant zodra je organisatie een leverancierscheck doet voordat je software mag gebruiken, of zodra een grote klant eisen stelt aan de systemen waarin hun gegevens staan. Dan wil je vooraf weten wat er wel en niet kan, en dat gesprek gaat over documentatie en contract, niet over functionaliteit. De prijs is daarom op aanvraag: hij hangt af van het aantal gebruikers en van wat er aan afspraken bij komt kijken.

Heeft jouw organisatie dataresidentie binnen de EU als harde eis, begin dan met dat gesprek voordat je een implementatie plant. HelloGrowthCRM draait op Supabase-infrastructuur, de subverwerkerslijst benoemt elke partij en locatie, er is een verwerkersovereenkomst beschikbaar en het SOC 2 Type II-onderzoek afgerond is voor het platform onder onze Amerikaanse entiteit Soor LLC. EU- of Nederlandse dataresidentie kunnen we niet toezeggen; neem daarvoor contact op met sales@hellogrowthcrm.com.