Kort antwoord
Wat staat er in een offertesjabloon?
Belangrijkste punten
- Acht vaste blokken: kop, jouw gegevens, klantgegevens, samenvatting, omschrijving, prijs, afspraken, akkoord
- Het volledige sjabloon staat uitgeschreven op deze pagina — kopiëren naar Word of Google Docs kan direct
- Drie varianten: uurtarief-dienstverlener, projectbedrijf met fases, terugkerende opdracht per maand
- Zet altijd een blok 'niet inbegrepen' in je sjabloon; dat voorkomt de meeste discussies over meerwerk
- Vul de stukken tussen [vierkante haken] in en verwijder alles wat voor jouw opdracht niet geldt
Wat een goed offertesjabloon doet — en wat niet
Een sjabloon bestaat om te voorkomen dat je bij elke offerte opnieuw nadenkt over de vorm. Het bespaart geen denkwerk over de inhoud, en dat is ook niet de bedoeling: de omschrijving van het werk en de prijsopbouw zijn per klant anders en dat moeten ze zijn. Wat een sjabloon wél doet, is garanderen dat je nooit je btw-vermelding vergeet, nooit zonder geldigheidsduur verstuurt en nooit een offerte de deur uit doet waarin niet staat wat er niet is inbegrepen.
De valkuil van sjablonen is dat ze na een tijdje het denken overnemen. Je ziet het aan offertes waarin een standaardalinea staat over 'onze werkwijze' die voor deze klant helemaal niet relevant is, of aan een blok voorwaarden dat drie keer zo lang is als de opdracht zelf. Behandel het sjabloon daarom als een checklist met voorgeschreven formuleringen, niet als een document dat je alleen nog van een naam en een bedrag hoeft te voorzien.
Een tweede praktische opmerking: houd het sjabloon op één plek en werk het bij zodra je merkt dat je in een offerte iets hebt uitgelegd wat je vaker moet uitleggen. Als je drie keer achter elkaar dezelfde zin over correctierondes hebt getypt, hoort die zin in je sjabloon. Zo groeit het document mee met je bedrijf in plaats van dat het na een halfjaar niet meer klopt met hoe je werkt.
Het complete offertesjabloon
Hieronder staat het volledige basissjabloon. Alles tussen vierkante haken vul je in; alles wat voor jouw opdracht niet van toepassing is, verwijder je. De kopjes mag je overnemen zoals ze staan — Nederlandse zakelijke lezers herkennen ze en slaan dan gericht naar het stuk dat ze zoeken.
- OFFERTE — [korte titel van de opdracht]
- Offertenummer: [2026-014 v1] · Datum: [21 augustus 2026] · Geldig tot en met: [12 september 2026]
- VAN — [Bedrijfsnaam], [adres], [postcode en plaats] · KvK [nummer] · Btw-nummer [nummer] · [telefoon] · [e-mailadres]
- VOOR — [Klantbedrijf B.V.], t.a.v. [naam contactpersoon], [adres], [postcode en plaats]
- 1. DE VRAAG — [Twee tot vier zinnen waarin je in eigen woorden herhaalt wat de klant je heeft verteld: wat het probleem is, waarom het nu speelt en wat er beter moet zijn als het klaar is. Dit is het stuk dat de meelezende beslisser als eerste leest.]
- 2. WAT WIJ GAAN DOEN — [Vier tot acht regels of bullets met concreet werk. Noem aantallen: hoeveel pagina's, hoeveel dagdelen, hoeveel gebruikers, hoeveel correctierondes. Noem wie wat aanlevert.]
- 3. WAT NIET IS INBEGREPEN — [Reiskosten buiten de regio / materiaal / licenties van derden / meer dan twee correctierondes / werkzaamheden buiten kantooruren. Meerwerk stemmen wij vooraf af en factureren wij tegen [tarief] per uur.]
- 4. INVESTERING — [tabel met omschrijving, aantal, tarief en bedrag; zie de tabel hieronder]
- Alle bedragen zijn [exclusief / inclusief] btw. Btw-tarief: [21% / 9% / verlegd].
- 5. PLANNING — Start binnen [x] werkdagen na akkoord. Oplevering [datum of aantal weken na start], mits [wat de klant aanlevert] uiterlijk [datum] bij ons is.
- 6. BETALING — [50% bij akkoord, 50% bij oplevering / factuur na oplevering]. Betaaltermijn [14 / 30] dagen na factuurdatum.
- 7. VOORWAARDEN — Op deze offerte en de daaruit voortvloeiende overeenkomst zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Deze zijn als bijlage meegestuurd en in te zien op [adres].
- 8. AKKOORD — Ga je akkoord, dan ontvangen wij deze offerte graag ondertekend retour, of volstaat een bevestiging per e-mail aan [e-mailadres].
- Naam: ________________ Functie: ________________ Datum: ____________ Handtekening: ________________
| Omschrijving | Aantal | Tarief | Bedrag |
|---|---|---|---|
| [Analyse en aanpak] | [1] | [vaste prijs] | [bedrag] |
| [Uitvoering, fase 1] | [16 uur] | [uurtarief] | [bedrag] |
| [Uitvoering, fase 2] | [24 uur] | [uurtarief] | [bedrag] |
| [Inkoop derden, doorbelast] | [1] | [kostprijs] | [bedrag] |
| Totaal exclusief btw | [bedrag] | ||
| Btw [21%] | [bedrag] | ||
| Totaal inclusief btw | [bedrag] |
Variant 1 — de dienstverlener die op uurbasis werkt
Werk je op uurbasis, dan is de spannende vraag voor de klant niet je tarief maar het totaal. Een offerte die alleen een uurtarief noemt, laat de klant met een open eind zitten en dat kost je opdrachten. Los dat op met een urenschatting per onderdeel plus een afspraak over wat er gebeurt als de schatting niet klopt. Dat is eerlijker dan een vaste prijs met een verborgen risico-opslag, en de klant leest het ook zo.
Vervang blok 4 en blok 6 uit het basissjabloon door de regels hieronder. De rest van het sjabloon blijft ongewijzigd. De laatste zin is de belangrijkste: die maakt van je schatting een afspraak met een signaalmoment in plaats van een verrassing op de eindfactuur.
- 4. INVESTERING — Wij werken op nacalculatie tegen [tarief] per uur, exclusief btw.
- Geschatte inzet: [onderdeel A: 8 uur] · [onderdeel B: 12 uur] · [onderdeel C: 6 uur]. Totale schatting: [26 uur], oftewel circa [bedrag] exclusief btw.
- Deze schatting is geen vaste prijs. Zodra wij zien dat de werkelijke inzet meer dan [10%] afwijkt, laten wij dat weten voordat wij die uren maken.
- 6. BETALING — Wij factureren maandelijks de in die maand gewerkte uren, met een urenspecificatie per onderdeel. Betaaltermijn [14] dagen na factuurdatum.
- Extra zin die je kunt toevoegen: Op verzoek werken wij met een maximum van [bedrag]; boven dat bedrag stoppen wij en overleggen wij eerst.
Variant 2 — het projectbedrijf dat in fases levert
Bij een project van enkele weken of maanden is de prijs zelden het grootste bezwaar. Het risico is dat het uitloopt, dat de klant halverwege niet weet waar het staat, of dat er onduidelijkheid ontstaat over wat 'klaar' betekent. Een projectofferte lost dat op door per fase te beschrijven wat er wordt opgeleverd, wat de klant moet aanleveren en wanneer er wordt gefactureerd. Dat maakt het bedrag onderweg controleerbaar.
Vervang blok 2, 4, 5 en 6 door de regels hieronder. Voeg per fase één zin toe over het opleverpunt: het moment waarop die fase volgens beide partijen af is. Dat ene zinnetje voorkomt de meest voorkomende projectdiscussie, namelijk of iets nu wel of niet is opgeleverd.
- 2. AANPAK IN FASES — Fase 1 [naam]: [wat wij doen]. Oplevering: [concreet document, versie of werkend onderdeel]. Doorlooptijd [x] weken.
- Fase 2 [naam]: [wat wij doen]. Oplevering: [concreet resultaat]. Doorlooptijd [x] weken. Start na akkoord op fase 1.
- Fase 3 [naam]: [wat wij doen]. Oplevering: [concreet resultaat]. Doorlooptijd [x] weken.
- 4. INVESTERING PER FASE — Fase 1: [bedrag] · Fase 2: [bedrag] · Fase 3: [bedrag] · Totaal [bedrag] exclusief btw.
- 5. WAT WIJ VAN JOU NODIG HEBBEN — [aanlevering van teksten / toegang tot systemen / één vast aanspreekpunt met beslisbevoegdheid / feedback binnen 5 werkdagen per fase]. Vertraging in aanlevering schuift de planning met dezelfde termijn op.
- 6. BETALING — [30%] bij akkoord op deze offerte, daarna per afgeronde fase. Betaaltermijn [30] dagen na factuurdatum.
- Optionele zin: Beide partijen kunnen na elke fase besluiten niet verder te gaan; reeds afgeronde fases worden dan afgerekend en niet-gestarte fases vervallen.
Variant 3 — de terugkerende opdracht met een maandbedrag
Bij onderhoud, support, een abonnement of een vaste maandelijkse inzet is de opzet anders: er is geen eindpunt, dus de vragen die de klant heeft gaan over looptijd, opzegging en wat er buiten het maandbedrag valt. Een offerte die die drie dingen niet regelt, wordt na een halfjaar een ongemakkelijk gesprek. Zet het daarom vooraf in één blok en houd het kort — vier regels zijn genoeg.
Vervang blok 4, 5 en 6 door onderstaande regels, en breid blok 3 uit met wat er buiten het maandbedrag valt. Noem ook expliciet je responstijd als je die belooft; 'wij reageren snel' is geen afspraak, 'binnen één werkdag' wel. Een indexeringszin voorkomt dat je over twee jaar nog steeds op het tarief van nu zit.
- 4. MAANDBEDRAG — [bedrag] per maand, exclusief btw, voor [omschrijving van de vaste dienstverlening: x uur per maand / onbeperkte support op y systemen / z rapportages].
- Inbegrepen: [wat er elke maand gebeurt]. Responstijd: [binnen één werkdag] tijdens kantooruren.
- 3. BUITEN HET MAANDBEDRAG — [projectwerk / nieuwe koppelingen / werkzaamheden buiten kantooruren / hardware en licenties]. Deze werkzaamheden stemmen wij vooraf af en factureren wij tegen [tarief] per uur.
- 5. LOOPTIJD EN OPZEGGING — Ingangsdatum [datum]. Looptijd [12 maanden], daarna maandelijks opzegbaar met [één maand] opzegtermijn.
- 6. BETALING EN INDEXERING — Facturatie [per maand vooraf / per kwartaal]. Betaaltermijn [14] dagen. Het maandbedrag wordt jaarlijks per [1 januari] geïndexeerd op basis van [de consumentenprijsindex van het CBS].
Het sjabloon in Word, Google Docs of je offertesoftware zetten
In Word werkt dit sjabloon het prettigst als je de acht blokken als kopjes opmaakt en blok 4 als tabel invoegt. Sla het op als Word-sjabloonbestand in plaats van als gewoon document, zodat je nooit per ongeluk in het origineel typt. Zet het logo in de koptekst en je bedrijfsgegevens in de voettekst; dan hoef je die niet in de tekst te herhalen en blijft de eerste pagina rustig. Zet automatische nummering uit — offertenummers wil je zelf beheren.
In Google Docs doe je hetzelfde via Bestand, Nieuw, Van sjabloon, en zet je het document in een gedeelde map zodat collega's dezelfde versie gebruiken. Een praktische toevoeging voor beide programma's: maak van de stukken tussen vierkante haken een aparte tekstkleur. Dan zie je in één oogopslag of je iets bent vergeten in te vullen voordat je op verzenden drukt. Dat is de fout die het vaakst voorkomt en tegelijk het pijnlijkst is.
Wie meer dan een paar offertes per week verstuurt, loopt op een gegeven moment tegen de grens van een tekstbestand aan: je weet niet welke offertes openstaan, welke bekeken zijn en welke een reactie nodig hebben. In HelloGrowthCRM maak je de offerte vanuit de klantkaart, staat de status bij de klant en wordt de opvolgtaak automatisch klaargezet. Het gratis abonnement geeft je 200 leads en 1 gebruiker om dat uit te proberen.
Wat je met HelloGrowthCRM in huis haalt
Het sjabloon staat in de tekst
Je hoeft niets aan te vragen en niets te downloaden. Selecteer het blok dat je nodig hebt, plak het in je tekstverwerker en vervang de stukken tussen haakjes.
Acht blokken in een vaste volgorde
Kop, jouw gegevens, klantgegevens, samenvatting, omschrijving, prijs, afspraken, akkoord. Die volgorde volgt hoe een klant leest: eerst herkenning, dan inhoud, dan bedrag.
Een blok voor wat er niet in zit
De meeste sjablonen laten dit weg, en precies daar ontstaat het gesprek over meerwerk. Vier regels volstaan om het af te dekken.
Prijsopbouw in regels
Het sjabloon zet de prijs in een tabel met omschrijving, aantal, tarief en bedrag. Een klant onderhandelt dan over één regel in plaats van over het totaal.
Btw-regel die je maar één keer instelt
Er staat een vaste zin in over in- of exclusief btw en het tarief. Zet die goed in je sjabloon en je vergeet hem nooit meer bij een losse offerte.
Drie varianten voor drie soorten werk
Uurtarief, projectfases en een maandbedrag vragen elk om een andere prijsopbouw en andere afspraken. Alle drie staan hieronder volledig uitgeschreven.
Vaste zinnen voor geldigheid en voorwaarden
Twee zinnen die je woordelijk kunt overnemen, met de datum voluit in plaats van een aantal dagen dat de klant zelf moet uitrekenen.
Een akkoordblok dat in één handeling af te ronden is
Naam, functie, datum en handtekening — of één regel waarmee akkoord per e-mail voldoende is. Elke extra handeling kost dagen.
Een korte begeleidende mail
Het sjabloon bevat ook de vier regels die je bij de offerte meestuurt, inclusief de zin waarin je je opvolging aankondigt.
Versienummering die je later redt
Het sjabloon gebruikt een offertenummer met versiesuffix, zodat je bij een discussie precies weet welke versie de klant heeft goedgekeurd.
Werkt in Word, Google Docs en je CRM
Het is platte tekst met een vaste structuur. Wat je in Word als tabel opmaakt, is in offertesoftware gewoon een regelveld.
Aanpasbaar zonder het uit elkaar te trekken
Alles tussen vierkante haken vul je in, alles wat voor jouw opdracht niet geldt haal je weg. De structuur blijft dan intact.
Veelgestelde vragen
Kan ik dit offertesjabloon downloaden?
Er is geen downloadbaar bestand — het volledige sjabloon staat uitgeschreven op deze pagina. Dat is bewust: je selecteert de blokken die je nodig hebt, plakt ze in Word of Google Docs en past ze aan je eigen situatie aan, zonder dat je eerst een e-mailadres achterlaat. Sla je aangepaste versie daarna op als sjabloonbestand, dan heb je precies wat een download je ook had gegeven.
Hoe maak ik een offerte in Word?
Neem de acht blokken van dit sjabloon over als kopjes, voeg de prijsopbouw in als tabel en zet je logo in de koptekst en je bedrijfsgegevens in de voettekst. Sla het bestand op als Word-sjabloon in plaats van als document, zodat je nooit in het origineel typt. Geef de in te vullen stukken een afwijkende tekstkleur; dan zie je direct wat je nog vergeten bent.
Hoe lang mag een offerte zijn?
Zo lang als de opdracht rechtvaardigt. Voor afgebakend werk van een paar honderd euro is één pagina genoeg en leest meer als opgeblazen. Voor een project van enkele tienduizenden euro's is drie tot zes pagina's normaal, omdat aanpak, fasering en verwachtingen daar net zo belangrijk zijn als het bedrag. Schrap in beide gevallen elke alinea die niet over deze klant gaat.
Moet ik mijn algemene voorwaarden in de offerte zetten?
Niet in de tekst zelf, maar wel meesturen of duidelijk vindbaar maken, met een verwijzing in het voorwaardenblok. In de praktijk geldt: voorwaarden die de klant vóór of bij het sluiten van de overeenkomst heeft gekregen, tellen mee; voorwaarden waarnaar je pas op de factuur verwijst, hebben in een discussie doorgaans weinig waarde. Houd bij welke versie je hebt meegestuurd.
Welke variant gebruik ik voor een abonnement of onderhoudscontract?
Variant 3, de terugkerende opdracht. Die vervangt de prijsblokken door één maandbedrag en voegt drie afspraken toe die bij doorlopend werk altijd terugkomen: wat er buiten het maandbedrag valt, wat de looptijd en opzegtermijn zijn, en of en hoe het bedrag jaarlijks wordt geïndexeerd. Zonder die drie regels wordt het na een halfjaar een lastig gesprek.
Hoe nummer ik mijn offertes?
Een werkbare opzet is jaartal plus volgnummer plus versie, bijvoorbeeld 2026-014 v1. Bij elke aangepaste versie hoog je alleen het versienummer op, zodat het dossier bij elkaar blijft. Zo kun je bij een discussie over meerwerk binnen een minuut laten zien welke versie de klant heeft goedgekeurd en op welke datum dat is gebeurd.
Kan ik hetzelfde sjabloon voor particuliere en zakelijke klanten gebruiken?
Ja, met één aanpassing: bij particuliere klanten toon je de bedragen inclusief btw, omdat dat het bedrag is dat zij daadwerkelijk betalen. Bij zakelijke klanten offreer je doorgaans exclusief btw. Pas ook blok 3 aan — consumenten hebben andere verwachtingen over wat vanzelfsprekend is inbegrepen dan een inkoper die gewend is aan offertes lezen.
Verder lezen
Neem het sjabloon over en pas het één keer goed aan
Een sjabloon dat je twee uur aandacht geeft, bespaart je bij elke offerte een kwartier en voorkomt de fouten die je pas maanden later merkt. Zet je aangepaste versie op één plek waar je hele team hem gebruikt. Wil je de status van elke verstuurde offerte kunnen zien, dan kun je gratis beginnen en daarna doorgroeien vanaf €9/gebruiker/maand bij jaarlijkse betaling.
Gratis starten