Kort antwoord
Hoe schrijf je een goede herinneringsmail?
Belangrijkste punten
- Vier tot acht regels, één concrete vervolgstap, geen verontschuldigingen vooraf
- Onderwerpregel met het feit erin: factuurnummer, offertenummer, bedrag of datum
- Offerte: opvolgen na 3 werkdagen, halverwege de geldigheidstermijn en vlak voor het verlopen
- Factuur: eerste herinnering vlak na de vervaldatum, tweede na ongeveer een week, daarna aanmaning
- Bij zakelijke klanten geldt zonder afspraak een betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur
Wanneer stuur je welke mail
Opvolging mislukt zelden op de tekst en bijna altijd op het moment. Te vroeg voelt als aandringen, te laat betekent dat de klant al een keuze heeft gemaakt of dat de factuur inmiddels een principekwestie is geworden. Het onderstaande ritme werkt in het Nederlandse mkb en is streng genoeg om geld binnen te halen zonder dat je relatie eronder lijdt.
Wat in het schema ontbreekt maar wel belangrijk is: bij offertes kondig je je opvolging aan op het moment dat je verstuurt. De zin 'als ik voor donderdag niets hoor, bel ik je even' verandert je herinnering van een onderbreking in een afspraak. Bij facturen doe je hetzelfde met je betalingstermijn: die staat al in je offerte, dus je herinnering verwijst naar iets wat de klant heeft goedgekeurd.
| Situatie | Wanneer versturen | Sjabloon |
|---|---|---|
| Offerte verstuurd, geen reactie | 3 werkdagen na verzending | 1 |
| Offerte loopt bijna af | 2 dagen voor het verlopen van de geldigheid | 1 (variant) |
| Factuur net vervallen | 1 tot 3 dagen na de vervaldatum | 2 |
| Factuur nog steeds open | Ongeveer 7 dagen na de eerste herinnering | 3 |
| Laatste stap voor incasso | Ongeveer 7 dagen na de tweede herinnering | 4 |
| Klant kwam niet opdagen | Binnen 2 uur na het afgesproken tijdstip | 5 |
| Na een verkennend gesprek | Zelfde dag of de ochtend erna | 6 |
| Na een demo of presentatie | Binnen 24 uur | 7 |
| Lead ligt maanden stil | Na 3 tot 6 maanden, met aanleiding | 8 |
| Contract loopt af | 6 tot 8 weken voor de einddatum | 9 |
| Opdracht afgerond | Binnen een week na oplevering | 10 |
Toon: Nederlands zakelijk is direct, maar niet onbeleefd
Nederlandse zakelijke mails zijn korter en directer dan Engelse. Waar een Amerikaanse herinnering begint met drie regels welgemeende hoop dat het goed gaat, begint een Nederlandse met het feit. Dat is geen onbeleefdheid maar efficiëntie, en het wordt ook zo gelezen. Wat wél als onbeleefd geldt: verwijten, uitroeptekens, hoofdletters en dreigen met stappen die je niet gaat zetten. De grens ligt niet bij directheid maar bij toon.
Praktisch betekent dat het volgende. Gebruik de je-vorm bij de meeste mkb-klanten en de u-vorm bij overheden, grotere organisaties en oudere relaties; twijfel je, dan volg je wat de klant zelf in zijn mail gebruikt. Vermijd verkleinwoorden in een zakelijke herinnering — 'even een berichtje' maakt van een openstaand bedrag een gunst. Vermijd ook de passieve constructie 'de factuur is nog niet voldaan'; schrijf 'we hebben de betaling nog niet ontvangen'. Dat is duidelijker en minder ambtelijk.
Het toonverloop over meerdere herinneringen is belangrijker dan de toon van één mail. De eerste herinnering gaat er vanzelfsprekend van uit dat het om een administratieve vergissing gaat, want in negen van de tien gevallen is dat ook zo. De tweede is neutraal en feitelijk. De derde is zakelijk, noemt de consequentie en geeft een laatste datum. Dat verloop laat zien dat je een proces volgt in plaats van dat je geïrriteerd raakt, en juist dat maakt het effectief.
- Wel: het feit in de eerste zin, een concrete datum, één vervolgstap, een normale afsluiting
- Wel: de bijlage opnieuw meesturen en je telefoonnummer eronder zetten
- Niet: verontschuldigingen vooraf, verkleinwoorden, uitroeptekens, hoofdletters
- Niet: verwijten of veronderstellingen over waarom er niet is betaald
- Niet: dreigen met incasso in de eerste of tweede herinnering
- Niet: dreigen met een stap die je niet daadwerkelijk gaat zetten
Sjablonen 1 tot en met 4 — offerte en betaling
Deze vier sjablonen dekken samen het grootste deel van je opvolging: de offerte die openstaat en de factuur die niet wordt betaald. Vervang de stukken tussen vierkante haken en verstuur ze zoals ze zijn; ze zijn met opzet kort. Sjabloon 4 is de laatste stap voordat je een incassotraject start — lees eerst de sectie over betalingstermijnen hieronder voordat je die gebruikt.
- SJABLOON 1 — Openstaande offerte · Verstuur 3 werkdagen na de offerte.
- Onderwerp: Offerte [2026-014] — [korte omschrijving opdracht]
- Hoi [voornaam], vorige week stuurde ik je de offerte voor [omschrijving]. Ik ben benieuwd hoe je erover denkt. Als er iets onduidelijk is of als je liever een andere variant wilt, hoor ik het graag — dan pas ik hem aan. De offerte is geldig tot en met [datum]. Zal ik je [dag] even bellen? Groet, [naam]
- Variant vlak voor het verlopen: Onderwerp: Offerte [2026-014] verloopt [datum] · Hoi [voornaam], deze offerte loopt [datum] af. Wil je hem verlengen of aanpassen, laat het me even weten, dan regel ik dat. Anders sluit ik hem af en hoor ik het graag als het later weer speelt.
- SJABLOON 2 — Eerste betalingsherinnering · Verstuur 1 tot 3 dagen na de vervaldatum.
- Onderwerp: Herinnering factuur [2026-118] — vervallen op [datum]
- Hoi [voornaam], factuur [nummer] van [datum] à [bedrag] stond open tot [vervaldatum] en we hebben de betaling nog niet ontvangen. Waarschijnlijk is het aan onze aandacht ontsnapt of aan die van jullie administratie. Ik stuur de factuur voor de zekerheid nog een keer mee. Kun je hem deze week in de betaling meenemen? Is er iets niet duidelijk, bel me gerust op [nummer]. Groet, [naam]
- SJABLOON 3 — Tweede herinnering · Verstuur ongeveer 7 dagen na de eerste.
- Onderwerp: Tweede herinnering factuur [2026-118] — [bedrag] openstaand
- Hoi [voornaam], op [datum] stuurde ik je een herinnering voor factuur [nummer] à [bedrag], vervallen op [vervaldatum]. De betaling is nog niet binnen. Wil je de factuur uiterlijk [concrete datum] voldoen op [rekeningnummer] onder vermelding van [factuurnummer]? Loopt er iets waardoor betalen nu niet lukt, laat het me weten — dan kijken we samen naar een oplossing. Groet, [naam]
- SJABLOON 4 — Aanmaning, laatste termijn · Verstuur ongeveer 7 dagen na de tweede herinnering.
- Onderwerp: Aanmaning factuur [2026-118] — betalen voor [datum]
- Beste [voornaam], factuur [nummer] van [datum] à [bedrag] is vervallen op [vervaldatum]. Je hebt op [datum] en [datum] een herinnering ontvangen. Ik verzoek je het bedrag uiterlijk [datum, minimaal 14 dagen na ontvangst bij een particuliere klant] over te maken op [rekeningnummer] onder vermelding van [factuurnummer]. Is het bedrag dan niet ontvangen, dan dragen wij de vordering over ter incasso en komen de daarmee samenhangende kosten en de wettelijke rente voor jouw rekening. Heb je vragen of wil je een betalingsregeling bespreken, bel me dan op [nummer]. Met vriendelijke groet, [naam]
Wat er feitelijk geldt over betalingstermijnen en incassokosten
Dit is algemene informatie op basis van de uitleg van de Rijksoverheid via Ondernemersplein, geraadpleegd op 21 augustus 2026; het is geen juridisch advies. Vraag bij een grote of ingewikkelde vordering een jurist of incassobureau om mee te kijken, en controleer de actuele bedragen en rentepercentages voordat je iets in een aanmaning zet.
Bij zakelijke klanten geldt: heb je geen betalingstermijn afgesproken, dan is die dertig dagen na ontvangst van de factuur. Spreek je wel iets af, dan mag dat met bedrijven maximaal zestig dagen zijn, tenzij aantoonbaar is dat een langere termijn voor geen van beide partijen nadelig is. Een grootbedrijf dat inkoopt bij een mkb-leverancier moet binnen dertig dagen betalen; een langere termijn is in dat geval niet toegestaan. Voor consumenten bestaat geen wettelijke betalingstermijn — je bepaalt zelf een redelijke termijn en zet die op de factuur.
Over incassokosten: bij een particuliere klant mag je pas buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen nadat je een kosteloze aanmaning hebt gestuurd waarin de klant nog veertien dagen krijgt om te betalen, gerekend vanaf de dag na ontvangst van die brief. De hoogte van die kosten is wettelijk genormeerd via een staffel die een percentage van de vordering hanteert, met een minimum van 40 euro en een maximum van 6.775 euro. Daarnaast kun je de wettelijke rente rekenen: bij handelstransacties geldt de hogere handelsrente, bij niet-handelstransacties de lagere. Die percentages worden periodiek aangepast, dus kijk de actuele stand na voordat je een bedrag noemt.
- B2B zonder afspraak: betalingstermijn 30 dagen na ontvangst van de factuur
- B2B met afspraak: maximaal 60 dagen, langer alleen als dat aantoonbaar niet nadelig is
- Grootbedrijf richting mkb: maximaal 30 dagen, ook als er iets langers is afgesproken
- Consument: geen wettelijke termijn — zet zelf een redelijke termijn op de factuur
- Consument en incassokosten: eerst een kosteloze aanmaning met een termijn van 14 dagen
- Incassokosten: wettelijke staffel, minimaal 40 euro en maximaal 6.775 euro
- Wettelijke rente: handelsrente bij zakelijke transacties, lagere rente bij consumenten; percentages wijzigen periodiek
Sjablonen 5 tot en met 7 — afspraken en gesprekken
Deze drie mails gaan niet over geld maar over momentum. Ze werken alleen als je ze snel verstuurt: een samenvatting die twee dagen later komt, mist het moment waarop de klant er nog mee bezig was. Bij een no-show is de belangrijkste regel dat je geen verwijt maakt. In veruit de meeste gevallen is er iets tussen gekomen, en een neutrale mail maakt het voor de ander makkelijk om een nieuwe afspraak te maken.
- SJABLOON 5 — No-show afspraak · Verstuur binnen 2 uur na het afgesproken tijdstip.
- Onderwerp: We hebben elkaar net gemist — nieuwe afspraak?
- Hoi [voornaam], we stonden vandaag om [tijd] gepland maar we hebben elkaar niet gesproken. Geen probleem, er komt vaak iets tussen. Zal ik [dag] om [tijd] of [dag] om [tijd] opnieuw inplannen? Laat maar weten wat schikt, dan stuur ik een uitnodiging. Groet, [naam]
- SJABLOON 6 — Na een verkennend gesprek · Verstuur dezelfde dag of de ochtend erna.
- Onderwerp: Samenvatting van ons gesprek — [onderwerp]
- Hoi [voornaam], bedankt voor het gesprek van vandaag. Kort wat ik heb genoteerd: jullie lopen vast op [probleem], het speelt vooral rond [aanleiding] en jullie willen dit voor [termijn] geregeld hebben. Klopt dat zo? Als dat klopt, stuur ik je [dag] een offerte met [aantal] varianten. Mis ik iets, laat het me weten, dan pas ik het aan. Groet, [naam]
- SJABLOON 7 — Na een demo of presentatie · Verstuur binnen 24 uur.
- Onderwerp: Na de demo — de drie punten waar je naar vroeg
- Hoi [voornaam], leuk dat je gisteren tijd had. Je vroeg naar [punt 1], [punt 2] en [punt 3]; hieronder kort het antwoord. [Antwoord 1.] [Antwoord 2.] [Antwoord 3.] De logische volgende stap is [concrete stap: een proefopstelling, een gesprek met je collega, een offerte]. Zal ik dat voor [datum] klaarzetten? Groet, [naam]
Sjablonen 8 tot en met 10 — heractiveren, verlengen en bedanken
De laatste drie mails leveren per stuk minder vaak een reactie op, maar kosten ook nauwelijks tijd en raken klanten die je anders helemaal kwijt was. Belangrijk bij de heractiveringsmail: kom met een aanleiding. Een mail die alleen vraagt of het nog speelt, is een verzoek om gratis aandacht. Een mail die iets brengt — nieuws, een verandering in jouw aanbod, iets wat in hun markt is gebeurd — geeft de ontvanger een reden om terug te schrijven.
De bedankmail wordt vaak overgeslagen omdat de opdracht toch al is afgerond. Juist daarom werkt hij: het is het enige contactmoment waarin je niets vraagt, en het is het natuurlijke moment om te horen wat er goed ging en wat de volgende stap kan zijn. Wie hem structureel verstuurt, krijgt merkbaar vaker vervolgopdrachten en aanbevelingen.
- SJABLOON 8 — Oude lead heractiveren · Verstuur 3 tot 6 maanden na het laatste contact.
- Onderwerp: [Aanleiding] — dacht aan jullie
- Hoi [voornaam], we spraken elkaar in [maand] over [onderwerp]. Toen was het geen goed moment. Ik moest aan jullie denken omdat [concrete aanleiding: nieuwe mogelijkheid, verandering in jullie markt, afgeronde opdracht bij een vergelijkbaar bedrijf]. Speelt [het oorspronkelijke probleem] nog? Zo niet, dan hoor ik dat ook graag — dan haal ik je uit mijn opvolging. Groet, [naam]
- SJABLOON 9 — Contractverlenging · Verstuur 6 tot 8 weken voor de einddatum.
- Onderwerp: Je contract loopt af op [datum] — even vooruitkijken
- Hoi [voornaam], je overeenkomst voor [dienst] loopt af op [datum]. Het afgelopen jaar hebben we [concreet resultaat of geleverde inzet]. Voor het komende jaar stel ik voor om [ongewijzigd verlengen / aan te passen naar x]. Het bedrag wordt dan [bedrag] per [periode]. Zullen we er [dag] kort over bellen, of laat je het gewoon doorlopen? Groet, [naam]
- SJABLOON 10 — Bedankmail na oplevering · Verstuur binnen een week na afronding.
- Onderwerp: [Project] is afgerond — bedankt
- Hoi [voornaam], [project] is opgeleverd en ik wilde je bedanken voor de samenwerking. Wat mij betreft ging [concreet punt] goed; als er iets was dat beter kon, hoor ik dat graag, daar leren we van. Loopt er de komende maanden nog iets waar ik naar kan kijken, laat het weten. En ken je iemand met een vergelijkbare vraag, dan hoor ik dat natuurlijk ook graag. Groet, [naam]
Automatisch versturen zonder dat het als een robot leest
Sjablonen zijn pas nuttig als ze op tijd de deur uitgaan, en dat is precies het deel dat in de praktijk misgaat: je bedenkt op woensdag dat je vorige week had willen nabellen. De oplossing is niet meer discipline maar een systeem dat de taak klaarzet op het moment dat je de offerte of factuur verstuurt. Twee regels helpen daarbij. Automatiseer alleen wat je nu ook al handmatig consequent doet, en laat de derde herinnering altijd door een mens versturen.
In HelloGrowthCRM staan de offerte, de factuur en alle contactmomenten bij de klant, en wordt de opvolgtaak automatisch klaargezet zodra je verstuurt. Je ziet in één scherm welke offertes openstaan, welke facturen vervallen zijn en welke klanten vandaag een bericht nodig hebben, met e-mail, WhatsApp en telefoon vanuit dezelfde kaart. Beginnen kan gratis met 200 leads en 1 gebruiker; groeit je team, dan is het €9/gebruiker/maand bij jaarlijkse betaling.
Wat je niet automatiseert: het telefoontje. Na twee mails zonder reactie is de kans dat een derde mail wél werkt klein, terwijl een gesprek van twee minuten je meestal binnen één zin vertelt wat er speelt — een budget dat is bevroren, een beslisser die op vakantie is, een factuur die op een verkeerd adres binnenkwam. Die informatie krijg je nooit uit een geautomatiseerde reeks.
Wat je met HelloGrowthCRM in huis haalt
Onderwerpregel met een feit erin
Zet het factuur- of offertenummer, het bedrag of de datum in de onderwerpregel. Dat is de regel die bepaalt of je mail vandaag of over twee weken wordt geopend.
Vier tot acht regels, niet meer
Een lange herinnering leest als een klacht. Kort en feitelijk leest als een administratieve handeling en dat is precies wat het is.
Eén vervolgstap per mail
Betalen, terugbellen, akkoord geven of een nieuwe afspraak maken. Twee vragen in één mail leveren meestal nul antwoorden op.
Geen verontschuldiging vooraan
Sorry dat ik je stoor of even een klein duwtje verzwakt je positie. Je vraagt om iets waar je recht op hebt of waar je al over hebt gesproken.
De bijlage nog een keer meesturen
Voeg de offerte of de factuur opnieuw toe. Elke handeling die de ander niet zelf hoeft te doen, verkort de tijd tot een reactie.
Een reden om te reageren
Bij opvolging van een offerte werkt een nuttige toevoeging beter dan een vraag of het al is gelukt. Denk aan een aangepaste planning of een antwoord op een eerdere vraag.
Toon die per fase verandert
De eerste herinnering gaat ervan uit dat het aan de administratie ligt. De derde is zakelijk en zonder ruimte. Dat verloop hoort in de tekst te zitten.
Een concrete datum, geen zo spoedig mogelijk
Zet er een dag in: voor vrijdag 12 september. Een termijn zonder datum is geen termijn en levert geen reactie op.
Bellen na de tweede mail
Twee mails zonder antwoord betekent dat mailen niet werkt bij deze klant. Een telefoontje van twee minuten haalt eruit wat vier mails niet lukt.
De kosteloze aanmaning bij consumenten
Wil je bij een particuliere klant incassokosten kunnen vragen, dan moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen met een termijn van veertien dagen.
Vastleggen wat je hebt gestuurd
Noteer datum en inhoud van elke herinnering bij de klant. Bij een geschil of een incassotraject is dat het dossier waarop je terugvalt.
Sjablonen die je één keer maakt
Tien teksten die je opslaat en aanpast, kosten je één middag en besparen daarna elke week een halfuur bedenktijd.
Veelgestelde vragen
Wanneer stuur je de eerste betalingsherinnering?
Eén tot drie dagen na de vervaldatum. Langer wachten maakt het lastiger, omdat het openstaande bedrag dan al door meerdere betaalrondes van de klant heen is geglipt en de herinnering meer als een verwijt landt. Houd de eerste herinnering neutraal en ga ervan uit dat het om een administratieve vergissing gaat — in de meeste gevallen is dat ook zo, en je houdt de relatie intact.
Wat is de wettelijke betalingstermijn in Nederland?
Bij zakelijke klanten geldt zonder afspraak een termijn van dertig dagen na ontvangst van de factuur. Spreek je iets af, dan mag dat met bedrijven maximaal zestig dagen zijn, tenzij aantoonbaar is dat langer voor niemand nadelig is. Een grootbedrijf moet een mkb-leverancier binnen dertig dagen betalen. Voor consumenten bestaat geen wettelijke termijn; je zet zelf een redelijke termijn op de factuur. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Mag ik incassokosten in rekening brengen?
Bij een particuliere klant pas nadat je een kosteloze aanmaning hebt gestuurd waarin hij nog veertien dagen krijgt om te betalen, gerekend vanaf de dag na ontvangst. De hoogte is wettelijk genormeerd via een staffel: een percentage van de vordering, met een minimum van 40 euro en een maximum van 6.775 euro. Daarnaast kun je wettelijke rente rekenen. Controleer de actuele bedragen en percentages voordat je ze in een aanmaning noemt.
Hoe vaak mag ik een offerte opvolgen?
Drie keer is normaal en wordt vrijwel nooit als opdringerig ervaren: kort na drie werkdagen, halverwege de geldigheidstermijn met een nuttige toevoeging, en vlak voor het verlopen van de termijn telefonisch. De voorwaarde is dat elke keer een reden heeft. Een vierde mail die alleen vraagt of het al is gelukt, levert zelden iets op — bel dan, of sluit de offerte netjes af met de melding dat je hem archiveert.
Wat schrijf ik als een klant niet op de afspraak komt?
Iets neutraals, binnen twee uur, zonder verwijt: dat je elkaar hebt gemist, dat er vaak iets tussen komt, en twee concrete nieuwe momenten waaruit hij kan kiezen. Twee opties werken beter dan de vraag wanneer het uitkomt, omdat je de ander dan geen agenda-werk geeft. Het doel van deze mail is niet uitleg krijgen maar een nieuwe datum vastleggen.
Kan ik herinneringsmails automatisch laten versturen?
Ja, en voor de eerste twee stappen is dat verstandig — dat zijn de mails die anders blijven liggen. Automatiseer alleen wat je nu ook handmatig consequent doet, houd de tekst persoonlijk en stuur de derde herinnering of aanmaning altijd zelf. Die mail hoort een mens achter zich te hebben, al was het maar omdat er meestal meteen een telefoongesprek op volgt.
Gebruik ik je of u in een herinneringsmail?
Volg wat de klant zelf gebruikt. Bij de meeste mkb-relaties is de je-vorm normaal en klinkt u afstandelijk; bij overheden, grotere organisaties en oudere relaties is u gebruikelijker. De sjablonen op deze pagina staan in de je-vorm en zijn zonder verdere aanpassingen om te zetten. Belangrijker dan de aanspreekvorm is dat de toon per herinnering iets zakelijker wordt.
Verder lezen
Zet de tien sjablonen één keer klaar
Een middag werk levert je tien teksten op die je daarna elke week gebruikt zonder erover na te denken. Combineer ze met een vast moment waarop je openstaande offertes en vervallen facturen nakijkt — dat is doorgaans de eerste omzet die je terugwint zonder één nieuwe klant te vinden.
Gratis starten