Factuurgegevens: de complete checklist van wat verplicht op je factuur staat

Zodra de btw niet bij jou blijft maar naar je afnemer verschuift, verandert er iets aan de factuur. Bij verlegging bereken je zelf geen btw; in plaats daarvan vermeld je expliciet dat de btw is verlegd en zet je het btw-identificatienummer van je afnemer op de factuur. Verlegging komt in Nederland onder meer voor in de bouw en bij onderaanneming, en bij bepaalde grensoverschrijdende diensten. Wanneer verlegging precies geldt, verschilt per branche en per situatie — dat is bij uitstek een vraag voor je boekhouder.

Bij een intracommunautaire levering — goederen die naar een ondernemer in een andere EU-lidstaat gaan — geldt het 0%-tarief onder voorwaarden. Ook dan hoort het geldige btw-identificatienummer van je afnemer op de factuur, samen met de vermelding dat het om een intracommunautaire levering gaat. Controleer dat nummer voordat je factureert; is het ongeldig, dan houd je het risico van de btw bij jezelf. Deze leveringen komen bovendien terug in je opgaaf intracommunautaire prestaties.

Meer in het algemeen geldt: als er een bijzondere btw-regeling van toepassing is — een vrijstelling, de margeregeling voor gebruikte goederen, verlegging of het 0%-tarief bij export — dan moet dat als zodanig op de factuur staan. Alleen een bedrag zonder btw en zonder toelichting is niet genoeg, want dan is voor niemand te zien waarom er geen btw is berekend.

• Btw verlegd: geen btw berekenen, vermelding 'btw verlegd' plus het btw-nummer van je afnemer
• Intracommunautaire levering: 0%-tarief onder voorwaarden, met het btw-nummer van de afnemer op de factuur
• Controleer het btw-nummer van een EU-afnemer voordat je factureert
• Margeregeling, vrijstelling of export: vermeld welke regeling van toepassing is
• Bij twijfel over de juiste vermelding: eerst je boekhouder of de Belastingdienst raadplegen

Naast de wettelijke velden staat er op een goede factuur nog een handvol gegevens die nergens verplicht zijn, maar die het verschil maken tussen een factuur die binnen twee weken betaald wordt en een factuur die drie keer wordt nagebeld. Vrijwel al deze gegevens hebben één ding gemeen: ze halen een reden voor uitstel weg bij de crediteurenadministratie van je klant.

Het belangrijkste is een inkoopordernummer of referentie als je klant daarmee werkt. Grotere organisaties boeken facturen zonder ordernummer standaard uit, en dan begint het proces opnieuw. Vraag dat nummer dus bij het aannemen van de opdracht, niet pas bij het factureren. Verder helpen een duidelijke vervaldatum in plaats van alleen 'betaling binnen 30 dagen', je IBAN en tenaamstelling, en de naam van de contactpersoon aan de kant van de klant.

Over betaaltermijnen: die spreek je in principe zelf af met je klant, binnen de wettelijke kaders. Eén regel is wel goed om te kennen — sinds 1 juli 2022 moeten grote ondernemingen facturen van mkb-leveranciers binnen 30 dagen betalen; een langere termijn is in dat geval niet geldig. Wat er in jouw situatie precies geldt, hangt af van de omvang van beide partijen en van wat je hebt afgesproken. Kijk daarvoor naar je algemene voorwaarden en, bij een discussie, naar juridisch advies.

• Inkoopordernummer of referentie van de klant — de nummer één reden dat facturen blijven liggen
• Een concrete vervaldatum in plaats van alleen een termijn
• IBAN en tenaamstelling, duidelijk zichtbaar
• Naam van de contactpersoon of afdeling bij de klant
• Een korte verwijzing naar de offerte of opdrachtbevestiging
• Je algemene voorwaarden of een verwijzing naar waar ze te vinden zijn

Voor facturen van € 100 of minder inclusief btw kent de Belastingdienst aangepaste, lichtere regels: er hoeven dan minder gegevens op te staan dan bij een gewone factuur. Dat is bedoeld voor kleine leveringen waarbij een volledige factuur onevenredig veel werk zou zijn. Wat er in dat geval precies wél moet, staat op de site van de Belastingdienst onder de aangepaste regels voor facturen — kijk daar voordat je een verkort sjabloon in gebruik neemt.

Wat vaak wordt vergeten: ontvangen facturen tellen net zo goed mee. Wil je de btw op een inkoop terugvragen, dan moet de factuur die je van je leverancier krijgt aan dezelfde eisen voldoen. Ontbreekt daar je bedrijfsnaam of het btw-bedrag, dan is dat jouw probleem bij een controle en niet dat van je leverancier. Vraag in zo'n geval om een correcte factuur in plaats van hem toch maar in te boeken.

De bewaartermijn voor je administratie is zeven jaar; voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar. Digitaal bewaren mag, mits de facturen leesbaar blijven en niet ongemerkt te wijzigen zijn. Een map met pdf's plus de administratie in je boekhoudpakket voldoet in de praktijk, zolang je er ook over zeven jaar nog bij kunt. Controleer je eigen situatie bij de Belastingdienst; dit artikel is geen fiscaal advies.

Vrijwel alle velden op deze checklist die fout gaan, zijn geen boekhoudgegevens maar verkoopgegevens. De juiste tenaamstelling, het bezoekadres na een verhuizing, het inkoopordernummer, de contactpersoon die de facturen goedkeurt, de precieze aantallen die zijn afgesproken: dat hoort allemaal thuis bij de klant, niet bij de administratie. Als die informatie in een mailbox blijft hangen, wordt hij bij het factureren gereconstrueerd — en dan gaat het mis.

In HelloGrowthCRM staat dit op de klantkaart: bedrijfsnaam en adres, contactpersonen met hun rol, de verstuurde offerte met aantallen en prijzen, en de notities uit gesprekken waarin een korting of een aangepaste levering is toegezegd. Wie factureert, hoeft niets te zoeken. Het CRM houdt daarnaast bij welke offerte tot welke opdracht heeft geleid, zodat de omschrijving op de factuur overeenkomt met wat de klant heeft goedgekeurd.

Het maken van de factuur zelf, de btw-aangifte en de jaarrekening blijven het werk van je boekhoudpakket en je boekhouder. Er is op dit moment geen kant-en-klare koppeling tussen HelloGrowthCRM en Exact Online of Moneybird; teams verplaatsen gegevens met een CSV-export of via de API. Hoe je die verdeling praktisch inricht, staat in de gids over CRM en boekhouding.