Kort antwoord
Wat is een creditfactuur en wanneer maak je er een?
Belangrijkste punten
- Verwijder nooit een verstuurde factuur — zet er een creditfactuur tegenover
- Een creditfactuur is zelf een factuur: dezelfde verplichte gegevens gelden
- Eigen, opeenvolgend factuurnummer plus verwijzing naar het oorspronkelijke factuurnummer
- De gecrediteerde btw verwerk je in je btw-administratie; bij fouten in een al ingediende aangifte gebruik je een suppletie
- Bij een verschil van € 1.000 of minder mag de correctie mee in de eerstvolgende btw-aangifte
Wanneer je een creditfactuur maakt — en wanneer niet
De vuistregel is kort: zodra een factuur de deur uit is en niet meer klopt, corrigeer je hem met een creditfactuur. Dat geldt voor het te veel gefactureerde bedrag, voor goederen die retour komen, voor een opdracht die de klant annuleert nadat je al hebt gefactureerd, voor een korting die je achteraf toekent en voor een verkeerd toegepast btw-tarief. In al die gevallen blijft de oorspronkelijke factuur gewoon bestaan; de creditfactuur zet er een tegenboeking tegenover.
Er zijn twee situaties waarin crediteren juist niet aan de orde is. De eerste: de factuur is nog nooit verstuurd en staat als concept in je administratie — dan pas je hem simpelweg aan voordat hij de deur uit gaat. De tweede: een klant betaalt niet omdat hij het ergens niet mee eens is. Een betalingsgeschil los je op met een gesprek, een aangepaste afspraak of desnoods een incassotraject, niet met een creditfactuur. Crediteer je toch, dan geef je administratief aan dat de vordering niet bestaat.
Twijfelgeval: een klein foutje in een adres of een tikfout in de omschrijving, terwijl bedragen en btw kloppen. Dan is crediteren vaak zwaarder geschut dan nodig. In de praktijk verstuurt men dan een gecorrigeerde factuur met dezelfde gegevens en een duidelijke toelichting. Gaat het om een van de verplichte factuurgegevens — bijvoorbeeld het btw-identificatienummer of een bedrag — overleg dan met je boekhouder wat in jouw situatie de juiste route is.
| Situatie | Crediteren of corrigeren? | Waar je op let |
|---|---|---|
| Factuur staat nog als concept, is nooit verstuurd | Gewoon aanpassen | Zorg dat de nummerreeks doorlopend blijft; hergebruik nooit een nummer van een wél verstuurde factuur. |
| Te hoog bedrag gefactureerd | Crediteren, vaak gedeeltelijk | Crediteer alleen het te veel berekende deel plus de bijbehorende btw, en stuur zo nodig een nieuwe juiste factuur. |
| Klant annuleert de hele opdracht na facturering | Volledig crediteren | Crediteer het volledige bedrag inclusief btw en regel de terugbetaling of verrekening zichtbaar. |
| Goederen komen retour | Crediteren voor de retourregels | Crediteer per regel, met aantallen, zodat de voorraad- en btw-correctie te volgen is. |
| Verkeerd btw-tarief toegepast | Crediteren en opnieuw factureren | Draai het originele bedrag inclusief het foute btw-bedrag terug en factureer daarna met het juiste tarief. |
| Alleen een tikfout in de omschrijving, bedragen kloppen | Meestal een gecorrigeerde factuur | Gaat het om een verplicht factuurgegeven, overleg dan met je boekhouder of crediteren toch nodig is. |
| Klant betaalt niet vanwege een geschil | Geen van beide | Los het geschil op; crediteren zou betekenen dat de vordering administratief verdwijnt. |
Wat er verplicht op een creditfactuur staat
Het meest gemaakte misverstand is dat een creditfactuur een lichter document zou zijn dan een gewone factuur. Dat is niet zo: een creditfactuur is zelf een factuur en moet dus voldoen aan dezelfde verplichte factuurgegevens die de Belastingdienst voorschrijft. Alle namen, adressen, nummers en btw-gegevens die op het origineel horen te staan, horen ook hier te staan.
Daar komen twee dingen bij die specifiek voor de creditfactuur gelden. Ten eerste een eigen, opeenvolgend factuurnummer uit je gewone reeks — het nummer van de oorspronkelijke factuur hergebruik je nooit. Ten tweede een duidelijke verwijzing naar de factuur die je corrigeert, meestal door het nummer en de datum van die oorspronkelijke factuur te vermelden. Die verwijzing is precies wat een controleur of je boekhouder nodig heeft om de twee documenten aan elkaar te koppelen.
Maak daarnaast zichtbaar dat het om een creditfactuur gaat. Zet het woord 'creditfactuur' of 'creditnota' als titel op het document en presenteer de bedragen als negatief of expliciet als te crediteren bedragen. Een creditfactuur die er precies zo uitziet als een gewone factuur wordt bij de klant vroeg of laat als een nieuwe vordering ingeboekt, en dan begint de verwarring pas echt.
- Het woord 'creditfactuur' of 'creditnota' duidelijk zichtbaar op het document
- Je eigen naam, volledige adres en btw-identificatienummer, plus je KvK-nummer
- Naam en volledig adres van je afnemer
- Een eigen, opeenvolgend factuurnummer — nooit het nummer van het origineel
- De datum van de creditfactuur
- Nummer en datum van de oorspronkelijke factuur waarnaar je verwijst
- Omschrijving en aantallen van wat je crediteert
- Het te crediteren bedrag exclusief btw, per btw-tarief
- Het toegepaste btw-tarief en het te crediteren btw-bedrag in euro's
- Een korte reden: retour, annulering, prijscorrectie of verkeerd tarief
Hoe de btw-correctie werkt
Crediteer je een bedrag, dan crediteer je de btw die je erover in rekening had gebracht mee. Praktisch betekent dat: de omzet en de af te dragen btw over die factuur worden lager. Bij je klant gebeurt het spiegelbeeld — die corrigeert de voorbelasting die hij eerder had teruggevraagd. Precies daarom moet de creditfactuur altijd naar de afnemer toe en niet alleen in je eigen boekhouding blijven hangen.
Valt de creditering in hetzelfde btw-tijdvak als de oorspronkelijke factuur, dan is het simpel: beide staan in dezelfde aangifte en het saldo klopt vanzelf. Crediteer je in een later tijdvak terwijl de aangifte over het oorspronkelijke tijdvak al is ingediend, dan verwerk je de correctie in de administratie van het tijdvak waarin je crediteert. Gaat het om een fout in een al ingediende aangifte, dan corrigeer je die via een suppletie omzetbelasting. Bij een verschil van € 1.000 of minder mag je de correctie meenemen in je eerstvolgende reguliere btw-aangifte in plaats van een aparte suppletie in te dienen.
Dit is het punt waarop algemene uitleg ophoudt en jouw situatie begint. Of het om één tijdvak of om een heel boekjaar gaat, of er ook nog een correctie op je aangifte inkomsten- of vennootschapsbelasting nodig is, en hoe je verlegde btw of intracommunautaire leveringen terugdraait: dat verschilt per geval. Kijk voor de actuele regels op belastingdienst.nl of leg het voor aan je boekhouder. Deze gids is geen fiscaal advies.
Crediteren of een nieuwe factuur sturen: het verschil
Deze twee worden vaak door elkaar gehaald, terwijl ze iets anders doen. Een creditfactuur draait een bestaande factuur terug. Een nieuwe factuur brengt iets in rekening. Bij een fout in een bedrag heb je meestal allebei nodig: eerst crediteren wat er fout stond, daarna opnieuw factureren wat er wél had moeten staan. Twee documenten dus, allebei met een eigen nummer, en de nieuwe factuur verwijst idealiter ook naar wat eraan voorafging.
Er zijn twee kortere routes die je in de praktijk tegenkomt. Bij een gedeeltelijke correctie — je factureerde tien stuks in plaats van acht — kun je alleen het verschil crediteren en hoef je geen nieuwe factuur te maken; het openstaande bedrag klopt daarna gewoon. En bij een annulering waarbij niets meer geleverd wordt, is alleen crediteren voldoende: er komt geen nieuwe factuur.
Wat je nooit doet, is de oorspronkelijke factuur aanpassen en opnieuw versturen met hetzelfde nummer. Je klant heeft de eerste versie al ingeboekt, en dan bestaan er twee verschillende documenten met hetzelfde nummer — bij hem én bij jou. Dat is precies het soort verschil dat pas bij de jaarafsluiting opduikt en dan een middag kost om uit te zoeken.
- Crediteren = een bestaande factuur terugdraaien
- Nieuwe factuur = iets nieuws in rekening brengen
- Verkeerd bedrag → crediteren én opnieuw factureren
- Te veel geleverd of te veel gefactureerd → alleen het verschil crediteren
- Volledige annulering → alleen crediteren
- Nooit: dezelfde factuur aanpassen en met hetzelfde nummer opnieuw versturen
Zes fouten die je administratie later duur kosten
Crediteren is administratief eenvoudig, maar de fouten die erbij gemaakt worden hebben één ding gemeen: je merkt ze pas maanden later, meestal als de boekhouder of de accountant het saldo van een debiteur niet rond krijgt. Onderstaande zes komen het vaakst voor bij Nederlandse mkb-bedrijven, en ze zijn stuk voor stuk te voorkomen met een vaste werkwijze in plaats van per geval improviseren.
De belangrijkste gewoonte om aan te leren: elke creditfactuur wordt op hetzelfde moment gemaakt, verstuurd en verwerkt. De helft van de problemen ontstaat doordat er wel wordt gecrediteerd in het pakket, maar het document nooit bij de klant terechtkomt — of andersom, doordat er per e-mail 'we crediteren het' wordt toegezegd terwijl er nooit een document van komt.
Spreek daarnaast intern af wie mag crediteren. In veel kleine bedrijven kan iedereen die een factuur maakt ook crediteren, terwijl niemand het overzicht heeft over hoeveel er per maand wordt teruggedraaid. Een simpele maandelijkse blik op het totaal aan crediteringen laat vaak een structureel probleem zien: een prijslijst die niet klopt, of afspraken die niet worden vastgelegd voordat er gefactureerd wordt.
- Een verstuurde factuur verwijderen in plaats van crediteren — je nummerreeks krijgt een gat en het document is weg.
- Geen verwijzing naar de oorspronkelijke factuur — later is niet meer te zien wat er is teruggedraaid.
- Het factuurnummer van het origineel hergebruiken voor de creditfactuur.
- De btw vergeten mee te crediteren, of het btw-bedrag niet apart vermelden.
- De creditfactuur wel inboeken maar niet naar de klant sturen, zodat hij zijn voorbelasting niet corrigeert.
- Crediteren gebruiken om van een betalingsgeschil af te komen in plaats van het geschil op te lossen.
Minder crediteren begint bij de verkoopkant
Als je een paar maanden bijhoudt waarom je crediteert, valt bijna altijd hetzelfde patroon op: het gaat zelden om een fout in de boekhouding en bijna altijd om een afspraak die niet klopte op het moment van factureren. Een korting die mondeling is toegezegd maar nergens staat. Een aantal dat na de offerte is aangepast maar alleen in iemands mailbox. Een adreswijziging die de klant aan de accountmanager doorgaf en niet aan de administratie.
Dat zijn geen boekhoudproblemen maar verkoopgegevens. HelloGrowthCRM legt ze vast waar ze ontstaan: de offerte met de afgesproken prijs en aantallen, de contactpersoon, het adres, de notitie van het telefoongesprek waarin de korting werd toegezegd. Wie later factureert, kijkt op de klantkaart en ziet wat er is afgesproken — in plaats van te reconstrueren uit een reeks e-mails.
Het facturen zelf en de btw-aangifte blijven het domein van je boekhoudpakket; daar is HelloGrowthCRM geen vervanging voor en er is op dit moment geen kant-en-klare koppeling met Exact Online of Moneybird. Wat het CRM wel oplost, is de bron van de meeste crediteringen: dat de afspraak en de factuur niet met elkaar overeenkwamen omdat de afspraak nergens vastlag.
Wat je met HelloGrowthCRM in huis haalt
Een factuur weggooien mag niet
Verstuurde facturen horen bij je administratie en moeten bewaard blijven. Corrigeren doe je door een tweede document te maken dat de eerste terugdraait, niet door de eerste te wissen.
Creditfactuur en creditnota zijn hetzelfde
De twee woorden worden door elkaar gebruikt en betekenen in de Nederlandse praktijk hetzelfde. Kies één term en gebruik die consequent in je administratie en richting je klant.
Geheel of gedeeltelijk crediteren
Je kunt een factuur volledig terugdraaien, of alleen het deel dat niet klopt. Bij een gedeeltelijke creditering crediteer je alleen de betreffende regels en het bijbehorende btw-bedrag.
De verwijzing is het bewijs
Het nummer van de oorspronkelijke factuur op de creditfactuur laat zien wat er precies is teruggedraaid. Zonder die verwijzing zijn de twee documenten later niet aan elkaar te koppelen.
Een eigen factuurnummer, uit dezelfde reeks
De creditfactuur krijgt een eigen opeenvolgend nummer. Je nummerreeks moet doorlopend en uniek blijven; een nummer twee keer gebruiken is niet toegestaan.
Btw draai je mee terug
Crediteer je een bedrag, dan crediteer je ook de btw die je erover in rekening bracht. Vermeld het btw-tarief en het btw-bedrag net zo expliciet als op het origineel.
Je klant moet hem ontvangen
De afnemer heeft de creditfactuur nodig om zijn eigen voorbelasting te corrigeren. Stuur hem dus altijd door en verwerk hem niet alleen in je eigen boekhouding.
Nog niet verstuurd? Dan gewoon aanpassen
Staat de factuur nog als concept in je pakket en is hij nooit de deur uit gegaan, dan pas je hem aan. Crediteren is pas aan de orde zodra een factuur de klant heeft bereikt.
Betaalde facturen crediteer je ook
Is er al betaald, dan zet je een creditfactuur tegenover de betaling en betaal je het bedrag terug of verreken je het met een volgende factuur. Leg vast welke van de twee je doet.
Een geschil is geen creditfactuur
Een klant die weigert te betalen krijgt geen creditfactuur. Crediteren is een administratieve correctie van iets dat niet klopt, geen instrument in een betalingsdiscussie.
Leg de reden vast
Vermeld kort waarom je crediteert: retour, annulering, prijscorrectie, verkeerd tarief. Dat scheelt je later uitleg richting je boekhouder en bij een controle.
Voorkom de volgende met betere vastlegging
De meeste crediteringen komen voort uit een afspraak die niet klopte in het systeem. Staan prijs en afspraak vast op de klantkaart in je CRM, dan hoef je minder achteraf terug te draaien.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een creditfactuur en een creditnota?
In de Nederlandse praktijk is er geen verschil: beide woorden beschrijven hetzelfde document, namelijk een factuur die een eerder verstuurde factuur geheel of gedeeltelijk terugdraait. Kies binnen je bedrijf één term en gebruik die consequent in je administratie, je facturatiesoftware en je communicatie met klanten, zodat er geen twijfel ontstaat over wat er precies is teruggedraaid.
Moet een creditfactuur een eigen factuurnummer hebben?
Ja. Een creditfactuur is zelf een factuur en krijgt daarom een eigen, opeenvolgend nummer uit je gewone factuurreeks. Het nummer van de oorspronkelijke factuur hergebruik je niet; dat vermeld je juist als verwijzing op de creditfactuur, zodat duidelijk is welke factuur wordt gecorrigeerd. Je nummerreeks moet doorlopend zijn en elk nummer mag maar één keer voorkomen.
Krijg ik de btw terug als ik crediteer?
Je corrigeert de btw die je over de oorspronkelijke factuur had berekend. Valt de creditering in hetzelfde btw-tijdvak, dan verrekent het zich vanzelf in die aangifte. Is het tijdvak al ingediend, dan verwerk je het in het tijdvak waarin je crediteert of via een suppletie omzetbelasting. Bij een verschil van € 1.000 of minder mag de correctie mee in je eerstvolgende aangifte. Controleer je eigen situatie bij de Belastingdienst.
Mag ik een verstuurde factuur gewoon verwijderen?
Nee. Een verstuurde factuur hoort bij je administratie en moet bewaard blijven; verwijderen laat bovendien een gat in je factuurnummerreeks achter. De juiste route is een creditfactuur die het bedrag terugdraait, met een verwijzing naar het oorspronkelijke factuurnummer. Alleen een factuur die nog nooit is verstuurd en als concept in je pakket staat, mag je nog aanpassen.
Wat doe ik als de klant de factuur al betaald heeft?
Je maakt gewoon een creditfactuur en kiest daarna hoe je het geld afwikkelt: terugbetalen of verrekenen met een volgende factuur. Leg vast welke van de twee je doet en communiceer dat naar de klant, anders blijft er in beide administraties een openstaand saldo zweven. Bij verrekening vermeld je op de volgende factuur dat het creditbedrag is meegenomen.
Moet ik de creditfactuur naar mijn klant sturen?
Ja, altijd. Je afnemer heeft het document nodig om de voorbelasting te corrigeren die hij eerder heeft teruggevraagd. Blijft de creditfactuur alleen in jouw boekhouding hangen, dan lopen jullie administraties uit elkaar en ontstaat er bij de klant een verschil dat pas bij de jaarafsluiting opvalt. Stuur hem via hetzelfde kanaal als de oorspronkelijke factuur.
Kan ik een factuur gedeeltelijk crediteren?
Ja. Klopt alleen een deel van de factuur niet — bijvoorbeeld twee van de tien geleverde stuks komen retour — dan crediteer je alleen die regels met het bijbehorende btw-bedrag. Het openstaande bedrag klopt daarna vanzelf en een nieuwe factuur is niet nodig. Vermeld ook bij een gedeeltelijke creditering het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur.
Verder lezen
De beste creditfactuur is degene die je niet hoeft te maken
Leg prijs, aantallen en toezeggingen vast op de klantkaart op het moment dat je ze afspreekt. Wie later factureert ziet dan precies wat er is beloofd, en het aantal correcties achteraf loopt vanzelf terug.
Gratis starten — geen creditcard nodig