Wat is Peppol en wat betekent het voor jouw facturen?

Hier gaat de meeste voorlichting mis, ook in interne stukken. Nederland heeft op dit moment geen algemene verplichting om facturen tussen bedrijven elektronisch of via Peppol te versturen. Een pdf per e-mail of zelfs een papieren factuur is voor B2B nog steeds toegestaan, zolang de factuur voldoet aan de factuurvereisten van de Belastingdienst en je afnemer akkoord is met de manier van versturen.

Wat wél vastligt, gaat over de overheid als afnemer. Sinds 1 januari 2017 is elektronisch factureren opgenomen in de inkoopvoorwaarden van het Rijk: lever je op basis van een nieuwe overeenkomst aan de Rijksoverheid, dan factureer je elektronisch. En sinds 18 april 2019 moeten alle aanbestedende diensten in de EU — dus ook gemeenten, provincies en waterschappen — e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Dat volgt uit EU-richtlijn 2014/55/EU. Let op het verschil: dat is een ontvangstplicht bij de overheid, geen verzendplicht voor jou als je aan een gemeente levert.

Zit je in twijfel over jouw specifieke situatie — bijvoorbeeld bij een aanbesteding, een raamovereenkomst of een buitenlandse afnemer — kijk dan naar de inkoopvoorwaarden van je opdrachtgever en raadpleeg de Belastingdienst of je boekhouder. Dit artikel is geen fiscaal advies en regels kunnen veranderen.

Op Europees niveau is het pakket VAT in the Digital Age — kortweg ViDA — op 11 maart 2025 aangenomen en op 25 maart 2025 gepubliceerd; het trad op 14 april 2025 in werking. Dat is de reden dat het onderwerp sindsdien overal opduikt. Vanaf die inwerkingtreding kunnen lidstaten zelf een nationale e-factureringsplicht invoeren zonder daarvoor eerst een uitzondering bij de Europese Commissie aan te vragen. Kunnen, niet moeten — en Nederland heeft dat voor B2B niet gedaan.

De concrete Europese mijlpaal die je in je agenda kunt zetten, is 1 juli 2030. Vanaf dat moment gelden digitale rapportageverplichtingen voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU, gebaseerd op gestructureerde e-facturen. Daarna volgt 1 januari 2035: lidstaten die al een eigen binnenlands systeem hebben, moeten dat dan op het Europese model en de Europese standaarden hebben aangesloten.

Wat betekent dat voor een Nederlands mkb-bedrijf van tien man? Vooral: geen paniek, wel richting. Er is nu geen deadline waar je overheen kunt gaan. De verstandige beslissing is om bij je volgende keuze van boekhoudsoftware te controleren of het pakket e-facturatie ondersteunt, zodat het later een instelling is en geen migratie. Voor de precieze gevolgen voor jouw btw-administratie: kijk op belastingdienst.nl of vraag het je boekhouder. Dit is geen fiscaal advies.

Om iets te kunnen ontvangen heb je een adres nodig. Dat heet een Peppol-ID en bestaat uit twee delen: een viercijferig schemanummer dat aangeeft wat voor soort nummer volgt, en jouw eigen nummer. De Nederlandse Peppolautoriteit noemt drie schema's voor Nederlandse organisaties. Je hoeft dit zelden zelf in te typen — je boekhoudpakket zet het voorvoegsel er meestal automatisch voor — maar het helpt om te herkennen wat je ziet als een klant om 'je Peppol-ID' vraagt.

Het gebruikelijke antwoord voor een gewoon bedrijf is je KvK-nummer met schema 0106, dus in de vorm 0106:12345678. Voor overheidsorganisaties is het OIN met schema 0190 verplicht. Het btw-identificatienummer met schema 9944 komt ook voor. Welke je gebruikt, spreek je in de praktijk af met de tegenpartij; het belangrijkste is dat je in de Peppol-directory vindbaar bent onder het nummer dat je klanten van je kennen.

Twijfel je of een klant al aangesloten is, zoek hem dan op in de Peppol-directory op naam, KvK-nummer of btw-nummer. Staat hij er niet in, dan kun je hem simpelweg geen e-factuur sturen en blijft de pdf de route. Dat is geen fout van jouw kant en ook geen reden om iets te forceren.

• 0106 — KvK-nummer, het gebruikelijke adres voor Nederlandse bedrijven
• 9944 — btw-identificatienummer (NL-nummer)
• 0190 — OIN, verplicht voor Nederlandse overheidsorganisaties
• Notatie: schema, dubbele punt, nummer — bijvoorbeeld 0106:12345678
• Controleer altijd in de Peppol-directory of je tegenpartij daadwerkelijk aangesloten is

Aansluiten is voor de meeste mkb-bedrijven geen ICT-project. De weg loopt vrijwel altijd via je bestaande boekhoudpakket: dat heeft al een overeenkomst met een access point en biedt e-facturatie aan als functie die je aanzet. Je bevestigt je bedrijfsgegevens, kiest welk nummer je als Peppol-ID gebruikt, en het pakket meldt je aan in de directory. Reken op minuten werk en op enkele uren tot een dag voordat je vindbaar bent.

Heeft je pakket het niet, dan zijn er losse dienstverleners die als access point optreden en een eenvoudig portaal of een koppeling leveren. Dat kost een klein maandbedrag of een bedrag per document. Vergelijk in dat geval niet alleen de prijs, maar ook of ze zowel verzenden als ontvangen ondersteunen — dat laatste wordt vaak vergeten en is precies wat grote afnemers van je verwachten.

Begin daarna klein. Zet één klant om die er al om vraagt, controleer of de factuur daar goed binnenkomt en of het bedrag en het btw-bedrag exact kloppen met je eigen administratie. Werkt dat een maand goed, dan breid je uit. Verstuur nooit tegelijk je hele debiteurenbestand via een nieuw kanaal zonder één ronde te hebben getest.

• Stap 1 — Vraag je boekhoudpakket of e-facturatie via Peppol erin zit en hoe je het aanzet.
• Stap 2 — Kies je Peppol-ID (meestal je KvK-nummer) en controleer je bedrijfsgegevens.
• Stap 3 — Zoek jezelf op in de Peppol-directory om te zien of je zichtbaar bent.
• Stap 4 — Test met één afnemer die al aangesloten is en vergelijk de ontvangen bedragen.
• Stap 5 — Zet daarna de rest van je aangesloten klanten om; de rest blijft gewoon pdf ontvangen.

Een terechte vraag als je dit leest op de site van een CRM-leverancier: waar past HelloGrowthCRM hierin? Het eerlijke antwoord is: aan de voorkant. Het CRM houdt bij welke leads binnenkomen, welke offerte de klant heeft gekregen, wat er is afgesproken en wanneer je moet opvolgen. Zodra de opdracht getekend is en er gefactureerd moet worden, komt je boekhoudpakket in beeld — en dat is ook de plek waar e-facturatie thuishoort.

HelloGrowthCRM is geen Peppol-access point en heeft geen Peppol-certificering. Wij versturen dus geen e-facturen namens jou het netwerk op. Wat het CRM wel doet, is zorgen dat de gegevens die op een factuur belanden — de juiste bedrijfsnaam, het juiste adres, het afgesproken bedrag, de contactpersoon — één keer goed zijn vastgelegd op de klantkaart, zodat er in de boekhouding niets hoeft te worden gereconstrueerd.

Dat scheelt in de praktijk meer dan het klinkt. De meeste facturen die worden afgekeurd of blijven liggen, stranden op een verkeerde tenaamstelling, een ontbrekend inkoopordernummer of een adres dat nog van twee verhuizingen geleden is. Dat zijn verkoopgegevens, geen boekhoudgegevens — en dus precies wat je in het CRM vastlegt op het moment dat je klant het je vertelt.