Kort antwoord
Wat is een sales pipeline en hoe gebruik je hem?
Belangrijkste punten
- Eigen fases die passen bij hoe jouw team nu al verkoopt
- Elke deal heeft een eigenaar, een bedrag en een volgende actie met datum
- Forecast per maand op basis van wat er echt in de pijplijn staat
- Teamweergave: filter op collega, fase, bron of leadscore
- Gratis te starten met 1 pijplijn en 200 leads
Wat een sales pipeline precies is
Een sales pipeline is de verzameling van alle verkoopkansen die op dit moment lopen, geordend naar de fase waarin ze zitten. Links staan de contacten waar je net mee hebt gesproken, rechts de opdrachten die bijna getekend zijn. Elke deal staat in precies één fase, want zodra een deal op twee plekken kan staan, weet niemand meer wat het bord betekent. Dat klinkt streng, maar het is de reden dat een pijplijn werkt: hij dwingt tot een keuze over waar iets staat.
Het verschil met een verkooptrechter zit in het perspectief. Een trechter beschrijft hoeveel mensen er in elke stap overblijven — nuttig voor marketing. Een pijplijn beschrijft welke concrete deals er nu open staan en wie er iets mee moet — nuttig voor verkoop. In de praktijk gebruik je ze naast elkaar: de trechter vertelt je of er genoeg bovenin komt, de pijplijn vertelt je wat je vandaag doet.
Een pijplijn die alleen aan het eind van de maand wordt bijgewerkt, is geen pijplijn maar een rapport. De waarde ontstaat pas als het bord het scherm is waar je team dagelijks in werkt. Daarom is de belangrijkste eigenschap niet hoeveel je erin kunt vastleggen, maar hoe weinig moeite het kost om een deal een stap verder te zetten.
Zo ziet een werkende pijplijn eruit
De meeste Nederlandse mkb-teams komen uit op vijf of zes fases. Meer fases voelt preciezer, maar levert in de praktijk een bord op waarin iedereen anders interpreteert wat een fase betekent. De vuistregel: een fase mag alleen bestaan als er een duidelijke gebeurtenis is die een deal erin of eruit haalt. "Interesse" is geen fase, want niemand kan zeggen wanneer die begint. "Offerte verstuurd" is dat wel.
Hieronder staat een pijplijn die je vrijwel letterlijk kunt overnemen als je nu nog met een lijst werkt. De doorlooptijden zijn richtwaarden voor een dienstverlener met opdrachten van een paar duizend euro; verkoop je duurdere trajecten, dan schuift alles op, maar de volgorde blijft dezelfde.
| Fase | Wat er waar is | Typische doorlooptijd | Volgende actie |
|---|---|---|---|
| Nieuwe aanvraag | Lead is binnengekomen via formulier, telefoon of e-mail en heeft een eigenaar | 0–1 dag | Binnen vier uur bellen of terugmailen |
| Gekwalificeerd | Je weet wat de klant zoekt, wie beslist en of het budget realistisch is | 1–5 dagen | Afspraak inplannen of vraagstelling scherp maken |
| Gesprek gehad | Er is een inhoudelijk gesprek geweest en de behoefte staat op de klantkaart | 3–10 dagen | Offerte opstellen met de besproken scope |
| Offerte verstuurd | De offerte is de deur uit en de status is zichtbaar bij de deal | 5–15 dagen | Na drie werkdagen nabellen als er geen reactie is |
| Onderhandeling | De klant heeft gereageerd en er lopen vragen over prijs, scope of planning | 3–10 dagen | Aangepaste versie sturen met een beslisdatum erbij |
| Gewonnen of verloren | Getekend en overgedragen aan levering, of afgesloten met reden | — | Startafspraak plannen, of verliesreden vastleggen |
Wat een team er wekelijks mee doet
Maandagochtend open je het bord en filter je op deals met een actie voor deze week. Dat zijn er meestal tussen de acht en vijftien. Je werkt ze van boven naar beneden af: twee offertes nabellen, één afspraak bevestigen, één klant die om een aangepaste prijs vroeg. Elke afgeronde actie zet de volgende stap klaar, zodat je aan het eind van de ochtend geen losse eindjes hebt liggen.
Halverwege de week kijk je naar stilstand in plaats van naar activiteit. Filter op deals die langer dan tien dagen in dezelfde fase staan en beslis per stuk: doorzetten met een concrete actie, of afsluiten met een reden. Dat tweede voelt als verlies, maar een pijplijn met zes deals die echt lopen is meer waard dan een bord met dertig deals waarvan de helft dood is.
Vrijdagmiddag kijk je naar de maand. Je ziet de gewogen forecast, de deals die deze week zijn gewonnen en het gat tussen wat er staat en wat je nodig hebt. Is dat gat groot, dan is de conclusie zelden "harder nabellen" maar "er komt te weinig bovenin binnen" — en dan verschuift het werk naar leadgeneratie.
- Maandag: alle acties van deze week aflopen, van boven naar beneden
- Woensdag: stilstaande deals opruimen of een concrete vervolgstap geven
- Vrijdag: forecast per maand bekijken en het gat benoemen
- Maandelijks: verliesredenen doorlopen en één fase verbeteren
Forecast: van onderbuikgevoel naar een bedrag dat klopt
Een forecast is niets anders dan de open deals, elk vermenigvuldigd met de kans dat ze doorgaan, opgeteld per maand waarin je verwacht ze te sluiten. HelloGrowthCRM koppelt een standaardkans aan elke fase, die je zelf aanpast zodra je eigen cijfers hebt. Na één kwartaal weet je bijvoorbeeld dat vier op de tien verstuurde offertes worden getekend, en dan is die veertig procent een meetwaarde in plaats van een aanname.
De grootste fout in mkb-forecasts is niet een verkeerde kans, maar een verkeerde datum. Verkopers zetten de verwachte sluitdatum standaard op het eind van deze maand, waardoor elke maand begint met een te mooi beeld en eindigt met een teleurstelling. De oplossing is klein: vraag bij elke deal wanneer de klant zélf zegt te willen beslissen, en zet die datum erin. Klopt hij niet, dan schuif je hem één keer op met een reden.
Gebruik de forecast om te sturen op wat je nog kunt beïnvloeden. Twee weken voor het einde van de maand is de omzet van die maand grotendeels bepaald; wat je dan nog verandert, zit in de maand erna. Kijk daarom standaard naar de komende twee maanden tegelijk, niet naar de lopende.
Van een lijst naar een pijplijn in vier stappen
De meeste teams beginnen met een gedeeld bestand met openstaande kansen. Dat werkt tot twee mensen tegelijk aan dezelfde klant werken, of tot iemand een kolom sorteert en de rest de draad kwijt is. De overstap naar een pijplijn lukt het best als je niets nieuws verzint en eerst je bestaande werkwijze digitaliseert.
- Stap 1 — Schrijf op welke stappen een klant nu al doorloopt en maak daar de fases van. Verzin geen nieuw verkoopproces tijdens de invoering.
- Stap 2 — Zet alleen de deals erin die nu echt open staan. Oude kansen uit vorig jaar laat je in het oude bestand staan.
- Stap 3 — Geef elke deal een eigenaar, een bedrag en een volgende actie met datum. Een deal zonder die drie hoort niet op het bord.
- Stap 4 — Spreek één vaste wekelijkse doorloop af. Zonder dat ritme veroudert elk bord binnen een maand.
Wat het kost en waar je begint
Je kunt gratis beginnen. Het gratis abonnement geeft je 1 pijplijn, 200 leads en contacten en 1 gebruiker, zonder creditcard en zonder einddatum. Dat is geen proefperiode van dertig dagen: je kunt er blijven werken zolang je binnen die grenzen past, wat voor een zzp'er of een startend team vaak maanden is.
Werk je met meerdere collega's of wil je meerdere pijplijnen naast elkaar, dan kost het Growth-abonnement €11/gebruiker/maand bij maandelijkse betaling en €9/gebruiker/maand bij jaarlijkse betaling. Daarin zitten onbeperkt pijplijnen en leads, AI-leadscoring, de ingebouwde belfunctie met gespreksamenvattingen, e-mail- en WhatsApp-automatisering, offertes en facturen, teamdashboards en API-toegang. Er is geen minimum aantal gebruikers.
De praktische raad: begin met één pijplijn en je huidige fases. Een tweede pijplijn voeg je pas toe als je merkt dat twee soorten deals echt een ander pad volgen — bijvoorbeeld nieuwe klanten tegenover verlengingen. Splitsen zonder reden levert alleen halflege borden op.
Wat je met HelloGrowthCRM in huis haalt
Fases die je zelf inricht
Je bepaalt hoeveel fases je pijplijn heeft en hoe ze heten. Begin met het proces dat je team nu al volgt en pas het later aan, in plaats van je werk aan een standaardsjabloon aan te passen.
Deals verslepen met de muis
Een deal verplaats je door hem naar de volgende kolom te slepen. Dat kost een seconde, waardoor het bord ook echt wordt bijgewerkt — de belangrijkste voorwaarde voor een pijplijn die klopt.
Volgende actie met een datum
Elke openstaande deal heeft een volgende stap met een datum erbij. Wat vandaag moet gebeuren staat op je takenlijst; wat over de datum heen is, kleurt op in het overzicht.
Waarde en verwachte sluitdatum per deal
Je legt per deal het bedrag en de verwachte maand vast. Daarmee wordt de pijplijn optelbaar en kun je zien hoeveel omzet er in juni tegenover september staat.
Forecast per maand
De pijplijn telt op naar een verwachte omzet per maand, gewogen op fase. Je ziet meteen of het gat van volgende maand met bestaande deals gedicht kan worden of dat er nieuwe leads bij moeten.
Teamweergave met filters
Filter het bord op collega, fase, bron, bedrag of leadscore. Een verkoopleider ziet in één keer wiens pijplijn te dun is en wiens deals te lang op dezelfde plek staan.
Stilstand wordt zichtbaar
Bij elke deal zie je hoelang hij al in dezelfde fase staat. Deals die te lang stilstaan komen bovendrijven in plaats van geruisloos oud te worden.
Redenen bij verloren deals
Sluit je een deal als verloren, dan leg je vast waarom: prijs, timing, concurrent of geen reactie. Na een kwartaal heb je een eerlijk beeld van waar je het verliest.
AI-leadscoring bepaalt je volgorde
Leads krijgen een score op basis van gedrag en kenmerken. Je begint je dag bij de kansen met de meeste kans in plaats van bij de bovenste rij in de lijst.
Offertes vanuit de deal
Vanuit een deal maak je direct een offerte, en de status daarvan staat terug bij dezelfde deal. Je hoeft niet in verzonden items te zoeken om te weten wat er is verstuurd.
Meerdere pijplijnen naast elkaar
Verkoop je nieuwe klanten en verlengingen langs verschillende routes, dan zet je daar aparte pijplijnen voor op. Ze hebben hun eigen fases en hun eigen forecast.
Werkt op je telefoon
Onderweg tussen twee afspraken zet je een deal een fase verder en typ je een notitie. Dezelfde gegevens, hetzelfde bord, geen apart mobiel systeem.
Prijzen in euro's
Je factureert in euro's: €11/gebruiker/maand maandelijks of €9/gebruiker/maand bij jaarlijkse betaling. Geen omrekening vanuit dollars op je afschrift.
Veelgestelde vragen
Hoeveel fases moet een sales pipeline hebben?
Vijf tot zeven werkt voor de meeste mkb-teams. Elke fase moet een duidelijke gebeurtenis hebben die een deal erin of eruit haalt, zoals "offerte verstuurd" of "gesprek gehad". Fases die een gevoel beschrijven, zoals "warm" of "interesse", leiden ertoe dat collega's het bord verschillend lezen. Heb je meer dan acht fases, dan bevat je pijplijn waarschijnlijk taken die eigenlijk acties binnen één fase zijn.
Wat is het verschil tussen een sales pipeline en een sales funnel?
Een sales funnel beschrijft hoeveel mensen er per stap overblijven en is vooral een marketingmodel. Een sales pipeline bevat de concrete deals die nu open staan, met een eigenaar, een bedrag en een volgende actie. De trechter vertelt je of er genoeg bovenin binnenkomt; de pijplijn vertelt je wat je vandaag doet. Je gebruikt ze naast elkaar, niet als vervanging van elkaar.
Hoe voorkom ik dat deals blijven hangen in de pijplijn?
Zorg dat elke deal een volgende actie met een datum heeft en filter wekelijks op deals die langer dan tien dagen in dezelfde fase staan. Per stilstaande deal neem je één beslissing: een concrete vervolgstap plannen, of afsluiten met een reden. HelloGrowthCRM laat de dagen-in-fase bij elke deal zien en markeert acties die over hun datum heen zijn, zodat stilstand zichtbaar wordt in plaats van geruisloos.
Kan ik meerdere pijplijnen naast elkaar gebruiken?
Ja, in het Growth-abonnement maak je zoveel pijplijnen als je wilt, elk met eigen fases en een eigen forecast. Dat is nuttig als nieuwe klanten en verlengingen echt een ander pad volgen. Het gratis abonnement bevat één pijplijn. Splits pas als de fases wezenlijk verschillen, anders houd je twee halfgevulde borden over die niemand consequent bijwerkt.
Hoe betrouwbaar is de forecast?
Zo betrouwbaar als de sluitdatums die je team invult. De berekening zelf is simpel: openstaande waarde maal de kans die bij de fase hoort, opgeteld per maand. De kansen pas je na een kwartaal aan op je eigen gewonnen-verloren-verhouding. De grootste foutbron is dat verkopers standaard het einde van deze maand invullen; vraag bij elke deal wanneer de klant zelf zegt te beslissen.
Kan ik mijn bestaande deals importeren?
Ja. De begeleide import leest een Excel- of CSV-bestand, laat je per kolom kiezen welk veld het wordt en signaleert dubbele records voordat er iets wordt weggeschreven. Zet alleen deals over die nu echt open staan; oude kansen uit vorige jaren laat je in je bestand staan, anders begin je met een bord dat meteen al niet klopt.
Werkt het bord ook op een telefoon?
Ja. Je verplaatst een deal, voegt een notitie toe en vinkt een actie af vanaf je telefoon, met dezelfde gegevens als op je laptop. Dat is belangrijker dan het klinkt: het grootste deel van de bijwerkingen gebeurt in de auto of tussen twee afspraken, en een bord dat je pas 's avonds kunt bijwerken raakt achterop.
Verder lezen
Zet je huidige deals één keer op een bord
Neem de kansen die nu echt open staan, geef ze een eigenaar, een bedrag en een volgende actie met datum, en kijk een week later terug. De deals die dan nog op dezelfde plek staan, zijn precies de omzet die je tot nu toe niet zag weglekken.
Gratis starten — geen creditcard nodig