Automated Lead Follow Up System: எளிய வழிமுறைகள் மற்றும் தேர்வு

Automated lead follow up system என்பது வணிகத்தில் வரும் முன்னோட்டங்களை (leads) தானாகவே பின்தொடர்ந்து, விற்பனை வாய்ப்புகளை அதிகரிக்கும் ஒரு கருவி. சிறு மற்றும் நடுத்தர வணிக உரிமையாளர்கள், குறிப்பாக இந்தியாவில், வாடிக்கையாளர்களை Whatsapp, JustDial, IndiaMART போன்ற பல்வேறு வழிகளில் பெறுகின்றனர். ஆனால், இந்த முன்னோட்டங்களை துரிதமாகவும், முறையாகவும் பின்தொடராததால் விற்பனை வாய்ப்புகள் இழக்கப்படுகின்றன.

ஏன் இது தேவைப்படுகிறது / சிக்கல் என்ன?

சிறு வணிக உரிமையாளர்கள் பெரும்பாலும் முன்னோட்டங்களை கைபுத்தகங்கள், Excel அல்லது WhatsApp மெசேஜ்களில் பதிந்து வைத்துக் கொள்கிறார்கள். இதனால் பின்தொடர்வதில் தவறுகள், மறந்துவிடல்கள் ஏற்பட்டு, விற்பனை வாய்ப்புகள் இழக்கப்படுகின்றன. மேலும், விற்பனை குழுவினர் ஒரே நேரத்தில் பல முன்னோட்டங்களை கையாள வேண்டியதால் மனஅழுத்தம் அதிகரிக்கிறது.

படி படியாக செய்ய வேண்டியது

1. முன்னோட்டங்களை ஒரே இடத்தில் சேகரிக்கவும்: IndiaMART, JustDial, உங்கள் வலைப்பக்க படிவங்கள், WhatsApp அழைப்புகள் அனைத்தும் ஒரே இடத்தில் சேரும் வகையில் அமைக்க வேண்டும். இது முன்னோட்டங்களை இழக்காமல் கையாள உதவும்.
2. முன்னோட்டங்களுக்கு உரிமையாளரை நியமிக்கவும்: ஒவ்வொரு முன்னோட்டத்துக்கும் ஒருவரை பொறுப்பாளராக நியமிக்க வேண்டும். இதனால் பின்தொடர்வு தெளிவாக இருக்கும்.
3. பின்தொடர்வு பணிகளை திட்டமிடவும்: ஒவ்வொரு முன்னோட்டத்துக்கும் பின்தொடர்வு தேதிகள் மற்றும் பணிகளை அமைக்க வேண்டும். இது மறந்துவிடாமல் செயல்பட உதவும்.
4. தானாக பின்தொடர்வு செயல்முறையை அமைக்கவும்: குறைந்தது 5 படிகள் கொண்ட பின்தொடர்வு மின்னஞ்சல், SMS அல்லது WhatsApp செயல்முறைகளை அமைத்து, வாடிக்கையாளர் பதில் அளித்தவுடன் நிறுத்த வேண்டும்.
5. பணிகள் மற்றும் அழைப்புகளை ஒரே இடத்தில் நிர்வகிக்கவும்: அன்றைய பின்தொடர்வு அழைப்புகள் மற்றும் பணிகள் பட்டியலாக இருப்பது நினைவில் வைக்க உதவும்.
6. தரவு மற்றும் செயல்திறன் அறிக்கைகளை பரிசீலிக்கவும்: பின்தொடர்வு செயல்முறை எவ்வாறு செயல்படுகிறது என்பதை அறிந்து, தேவையான மாற்றங்களை செய்யவும்.

உதாரணம் (கற்பனை எண்கள்)

ஒரு சென்னை அமைந்த வணிகம், மாதத்திற்கு IndiaMART மூலம் 50 முன்னோட்டங்கள் பெறுகிறது. ஒவ்வொரு முன்னோட்டத்தையும் பின்தொடர்ந்து விற்பனை வாய்ப்பாக மாற்றும் விகிதம் 20% ஆகும்.

மாதாந்திர முன்னோட்டங்கள் = 50

விற்பனை மாற்றம் = 50 × 20% = 10 விற்பனைகள்

ஒரு விற்பனை சராசரியாக ₹1,00,000 வருமானம் தருகிறது என எடுத்துக்கொள்ளலாம்.

மாதாந்திர வருமானம் = 10 × ₹1,00,000 = ₹10,00,000

இப்போது, automated lead follow up system பயன்படுத்தி பின்தொடர்வுகளை தானாகச் செய்யும் போது, முன்னோட்டங்களை மறந்துவிடும் வாய்ப்பு குறையும். இதனால் விற்பனை மாற்ற விகிதம் 25% ஆக உயர்ந்தால்,

புதிய விற்பனை மாற்றம் = 50 × 25% = 12.5 (அரைத்தொகை 12)

புதிய மாதாந்திர வருமானம் = 12 × ₹1,00,000 = ₹12,00,000

இதன் மூலம் மாதத்திற்கு ₹2,00,000 கூடுதல் வருமானம் ஏற்படும்.

பொதுவான தவறுகள்

1. முன்னோட்டங்களை ஒரே இடத்தில் சேகரிக்காமை: இதனால் பின்தொடர்வுகள் சிக்கலாகி, முன்னோட்டங்கள் இழக்கப்படலாம். இதைத் தவிர்க்க, அனைத்து வழிகளிலிருந்தும் முன்னோட்டங்கள் ஒரே CRM-ல் சேகரிக்க வேண்டும்.
2. பின்தொடர்வு பணிகளை காலவரையறையுடன் திட்டமிடாமல் இருப்பது: இது பின்தொடர்வுகளை மறக்கச் செய்கிறது. பணிகளை task board-வில் திட்டமிடவும்.
3. தானாக பின்தொடர்வு செயல்முறையை அமைக்காதது: ஒவ்வொரு முன்னோட்டத்துக்கும் தனித்தனியாக பின்தொடர்வது கடினம். sequences பயன்படுத்தி தானாக செயல்படச் செய்ய வேண்டும்.
4. வாடிக்கையாளர் பதில் வந்ததும் பின்தொடர்வை நிறுத்தாமை: இது வாடிக்கையாளரை தொந்தரவு செய்யும். பதில் வந்ததும் sequence தானாக நிறுத்த வேண்டும்.
5. முன்னோட்ட உரிமையாளரை நியமிக்காமை: இது பின்தொடர்வில் குழப்பம் ஏற்படுத்தும். ஒவ்வொரு முன்னோட்டத்துக்கும் ஒரு பொறுப்பாளரை நியமிக்க வேண்டும்.

HelloGrowthCRM-ல் இதை செய்வது

HelloGrowthCRM உங்கள் IndiaMART, JustDial, வலைப்பக்க படிவங்கள் மற்றும் WhatsApp அழைப்புகளிலிருந்து வரும் ஒவ்வொரு முன்னோட்டத்தையும் ஒரு lead ஆக பதிவு செய்து, அதற்கு உரிமையாளரையும் அடுத்த படி பின்தொடர்வையும் நியமிக்கிறது. ஒவ்வொரு பின்தொடர்வும் task ஆக மாறி, due date உடன் sales task boards-ல் காட்சியளிக்கின்றது. மேலும், 5 படிகள் கொண்ட follow-up sequences இரண்டு வார காலத்தில் தானாக இயங்கி, prospects பதில் அளித்த உடனே நிறுத்தப்படுகிறது. இதனால் உங்கள் விற்பனை குழு எந்த முன்னோட்டமும் மறக்காமல், முறையாக பின்தொடர முடியும். மேலும் விவரங்களுக்கு sales task boards, email automation and sequences மற்றும் AI lead scoring பற்றி பாருங்கள்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

Automated follow up system என்றால் என்ன? Automated follow up system என்பது விற்பனை முன்னோட்டங்களை தானாகவும் திட்டமிடப்பட்ட முறையிலும் பின்தொடர உதவும் மென்பொருள் அல்லது சேவையாகும். இது விற்பனை வாய்ப்புகளை அதிகரிக்க உதவும்.

Lead follow up system எப்படி விற்பனையை மேம்படுத்துகிறது? முன்னோட்டங்களை துரிதமாகவும் முறையாகவும் பின்தொடருவதால் வாடிக்கையாளர் தொடர்பு சீராக இருக்கும். இது விற்பனை வாய்ப்புகளை அதிகரிக்க உதவும்.

Automated lead follow-up system-ஐ எவ்வாறு தேர்வு செய்ய வேண்டும்? முன்னோட்டங்கள் எளிதில் சேர்க்கப்படுகிறதா, பின்தொடர்வுகள் தானாக நடைபெறுகிறதா, மற்றும் பின்தொடர்வு பணிகள் ஒருங்கிணைக்கப்பட்டுள்ளதா என்பதை பார்க்க வேண்டும்.

Whatsapp மற்றும் Email sequences-ஐ ஒரே இடத்தில் கையாள முடியுமா? ஆம், சில CRM-கள் Whatsapp மற்றும் Email sequences-ஐ ஒரே இடத்தில் ஒருங்கிணைக்கின்றன. HelloGrowthCRM-லும் இது சாத்தியம்.

Sales task boards என்றால் என்ன? Sales task boards என்பது பின்தொடர்வு பணிகள், அழைப்புகள், சந்திப்புகள் போன்றவற்றை due date உடன் ஒரே இடத்தில் காட்சியளிக்கும் கருவி ஆகும். இது பணிகளை மறக்காமல் செய்ய உதவும்.

முக்கிய குறிப்புகள்

• முன்னோட்டங்களை ஒரே இடத்தில் சேகரித்து, உரிமையாளரை நியமிக்க வேண்டும்.
• பின்தொடர்வு பணிகளை due date உடன் task boards-ல் திட்டமிட வேண்டும்.
• குறைந்தது 5 படிகள் கொண்ட automated follow-up sequences அமைக்க வேண்டும்.
• வாடிக்கையாளர் பதில் வந்தவுடன் sequence தானாக நிறுத்தப்பட வேண்டும்.
• Whatsapp, Email மற்றும் SMS மூலம் பின்தொடர்வுகளை ஒருங்கிணைக்க வேண்டும்.

Automated lead follow up system-ஐ உங்கள் விற்பனை குழுவிற்கு ஏற்றவாறு தேர்வு செய்ய இந்த படி படியாக வழிமுறைகளை பின்பற்றவும். சிறு வணிகங்களுக்கான ஒரு உதவியாக HelloGrowthCRM-ஐ பயன்படுத்தி உங்கள் விற்பனை செயல்முறையை மேம்படுத்தலாம். Start on the Free Forever plan (200 leads, no credit card) இல் தொடங்குங்கள்.